Скачать 324.91 Kb.


Дата27.09.2017
Размер324.91 Kb.

Скачать 324.91 Kb.

Информация о выполнении «Основных направлений развития архивного дела в Рязанской области за 2016 год»





ИНФОРМАЦИЯ

о выполнении «Основных направлений развития архивного дела

в Рязанской области за 2016 год»

В отчётном году в Рязанской области разработаны и приняты к действию следующие нормативные правовые акты в сфере архивного дела:

- постановление ГАУРО «Об утверждении порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности государственного учреждения Рязанской области, подведомственному главному архивному управлению Рязанской области»;

- постановление ГАУРО «Об утверждении порядка определения платы для граждан и юридических лиц за услуги (работы), относящиеся к основным видам деятельности государственных бюджетных учреждений Рязанской области, находящихся в ведении главного архивного управления Рязанской области, оказываемые сверх установленного государственного задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного задания»;

- постановление ГАУРО «О внесении изменения в приложение к постановлению главного архивного управления Рязанской области от 24 августа 2011 г. № 5 «Об утверждении перечня государственных услуг, предоставляемых главным архивным управлением Рязанской области».

Вступивший в 2015 году в силу Закон Рязанской области от 14 июля 2015 г. № 44-ОЗ «Об архивном деле в Рязанской области» разработан ГАУРО для создания региональной законодательной базы для обеспечения государственного управления архивным делом на территории Рязанской области на основе уточненной правоприменительной практики субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела. В 2016 году продолжено внедрение данного Закона в практику работы архивных учреждений региона.

Законом Рязанской области от 11 апреля 2016 г. № 15-ОЗ «О внесении изменения статья 4 Закона Рязанской области «О наградах Рязанской области» часть 2 статьи 4 Закона Рязанской области от 10 сентября 2009 года № 111-ОЗ «О наградах Рязанской области» дополнена пунктом 24 следующего содержания: «24) почетное звание «Почетный архивист Рязанской области». Почетным званием «Почетный архивист Рязанской области» в 2016 году награждён 1 человек.

Распоряжением Правительства Рязанской области от 16 мая 2016 года № 176-р создано государственное бюджетное учреждение Рязанской области «Государственный архив Рязанской области» (далее - ГБУ РО «ГАРО») путём изменения типа существующего государственного казённого учреждения Рязанской области «Государственный архив Рязанской области». Свою работу бюджетное учреждение строит на основании ведомственного перечня государственных услуг и работ, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями Рязанской области, подведомственными главному архивному управлению Рязанской области, утвержденного ГАУРО 12 ноября 2015 г. № 5, с изменениями 07.12.2016, а также в соответствии с государственным заданием на 2017 год и плановый период 2018 и 2019 годов.

В связи с приемом в ноябре-декабре в ГБУ РО «ГАРО» технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в ликвидированном Рязанского филиала ФГУП «Ростехинвентаризация «Федеральное БТИ» учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) в соответствии со статьей 45 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ «О кадастровой деятельности» в подведомственном ГБУ РО «ГАРО» создан отдел документов бюро технической инвентаризации путём увеличения общей штатной численности архива на 26 человек. В результате штатная численность ГБУ РО «ГАРО» по состоянию на 01.01.2017 составляет 144 штатные единицы.

В марте 2016 года продолжило свою работу Рязанское областное отделения Общероссийской общественной организации «Российское общество историков-архивистов» (РОО ООО РОИА). Было проведено 2 конференции.

26-27 мая 2016 года в ГАУРО прошло заседание Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа Российской Федерации и расширенного заседания коллегии главного архивного управления Рязанской области. В коллегии приняли участие архивисты администраций муниципальных районов и городских округов Рязанской области, сотрудники ГАУРО и ГКУ РО «Государственный архив Рязанской области».

Методическая помощь работникам органов управления архивным делом муниципальных районов области оказывалась путём направления в их адрес решений ЭПК, методических писем различного, в том числе и информационного характера, а также путём размещения на официальном сайте главного управления информаций и сообщений о деятельности главного архивного управления Рязанской области.

В повестки дня заседаний коллегии включались и активно обсуждались результаты выездов в районы области начальника и специалистов главного управления с целью обследования условий хранения архивных документов и технической оснащённости органов управления архивным делом муниципальных районов. В ходе выездов состоялись встречи с главами администраций муниципальных районов, решались насущные проблемы архивного дела в регионе. В частности, затрагивалась такая острая проблема, как восстановление органов управления архивным делом в тех районах, в которых они были ликвидированы в 2010 году в ходе реорганизации органов местного самоуправления для сокращения расходов на их содержание.

Благодаря установлению тесных деловых контактов с главами администраций муниципальных районов, настойчивой, планомерной, организационной работе главного управления созданы органы управления архивным делом в виде архивных секторов в администрации Александро-Невского, Старожиловского, Ухоловского, Шацкого муниципальных районов Рязанской области и в г. Касимове.

В отчётный период работу в сфере архивного дела на территории Рязанской области проводили:

- 7 архивных отделов в Касимовском, Кораблинском, Михайловском, Ряжском, Рыбновском, Рязанском и Скопинском муниципальных районах области;

- 17 секторов в Александро-Невском, Ермишинском, Захаровском, Кадомском, Клепиковском, Милославском, Пронском, Путятинском, Сасовском, Сапожковском, Спасском, Старожиловском, Ухоловском, Чучковском, Шацком, Шиловском муниципальных районах области и в г. Касимове;

В оставшихся 2 муниципальных районах: Пителинском и Сараевском полномочия органов управления архивным делом выполняли специалисты районных администраций.

На заседаниях общественного совета ГАУРО обсуждались также такие вопросы, как:

- итоги выездов в районы области с целью обследования условий хранения архивных документов;

- личный приём граждан начальником ГАУРО Перехватовой А.В. в ходе выездов в районы области;

- проведение общероссийского дня приёма граждан в главном управлении 12.12.2016;

- создание архива в г. Касимове;

- использование официального сайта главного архивного управления Рязанской области;

- представление работников архивной сферы региона к региональным и ведомственным наградам.

Продолжена практика представления плановой и отчётной документации из районов области непосредственно исполнителями при посещении главного управления. Итогом такой практики стало значительное улучшение качества планов и отчётов, представляемых из районов области.

В соответствии с письмом Росархива «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2017 год и их отчётности за 2016 год» составлено и направлено в районы области методическое письмо о планировании работы на 2017 год и отчётности за 2016 год. Проведён анализ представленных из районов планов работы на 2017 год и отчётов за 2016 год. По результатам анализа составлены сводные отчёт и план развития архивного дела в регионе.

Начальник главного управления Перехватова А.В. приняла участие в работе Совета по архивному делу в г. Самаре, в заседании Научно-методического Совета архивных учреждений ЦФО в г. Рязани.



Обеспечение сохранности и государственный учёт документов

Архивного фонда Российской Федерации
В 2016 году в районах области проведены следующие мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов, находящихся на муниципальном хранении:

1. Архивному отделу администрации Рязанского муниципального района выделено дополнительное помещение, оборудованное металлическими стеллажами. Помещение оснащено пожарной и охранной сигнализацией.

2. Архивному отделу администрации Ряжского муниципального района выделено новое помещение, оборудованное металлическими стеллажами. Помещение оснащено пожарной и охранной сигнализацией.

3. Архивному отделу администрации Кадомского муниципального района выделено новое помещение.

4. В секторе архива администрации муниципального образования - городской округ г. Касимов Рязанской области произведен ремонт помещения, архивохранилища оборудованы стеллажами, гигрометрами, установлена автоматическая система пожаротушения, приобретены три углекислотных огнетушителя. Приобретены два компьютера.

5. В архиве администрации Пителинского муниципального района Рязанской области произведён ремонт охранной сигнализации.

6. В секторе архива администрации Милославского муниципального района Рязанской области в архивохранилище и в кабинете установлена пожарная сигнализация.

7. В секторе архива администрации Шацкого муниципального района Рязанской области выделено помещение под санитарную комнату, проведена вода и канализация.

В архивохранилищах по ул. Лермонтова была произведена замена оконных рам, которая составила 108, 8 м.2. В здании на ул. Московское шоссе, Д. 6 архивохранилища оборудованы стеллажами, длина которых составила 6000 пог. м.

В плановом порядке проводилась проверка наличия и состояния дел, находящихся на государственном и муниципальном хранении. Всего за год проверено 62882 дела (в том числе 11263 дело по муниципальному звену).

При годовом плане 2400 ед.хр. проверено наличие 2906 ед. хр. фотодокументов в ГКУ РО «ГАРО». Все проверенные дела оказались в наличии.

В ходе проверки наличия в ГКУ РО «ГАРО» оформлено 188 актов:

- проверки наличия;

- об обнаружении дел;

- о технических ошибках;

- о неправильном фондировании.

Одновременно с проверкой наличия, при необходимости, проводилась шифровка дел с указанием №№ фонда, описи, дел, а также перешифровка, в связи с проводимой работой по переработке описей. Всего зашифровано (или перешифрованно) 38443 ед. хр. Внесены изменения в заголовки 1064 ед. хр.

В 2016 году было выдано (и подложено на места хранения) из архивохранилищ сотрудникам архива, исследователям в читальный зал и организациям во временное пользование - 159481 ед. хр., 13187 описей.

В отчетный период было оформлено 778 обложек дел и описей. При выдаче дел из архивохранилищ было пронумеровано 335154 листа, в том числе нестандартных по формату и качеству 134046 листов; проверена нумерация 639164 листов в делах, проставлено 6352 штампа «Проверено» после проверки нумерации и внесено в описи 6352 отметки о нумерации дел. Оформлено: 7091 листов заверителей, 16034 карт-заместителей; 21599 листов использования. Силами сотрудников отделов было подшито 406 дел.

При выдаче дел исследователям и сотрудникам, при проверке наличия фондов, при проведении санитарных дней проводилось обеспыливание, очистка обложек дел и листов от плесени механическим способом и пылесосом. Таким образом, обеспылино 4430 ед. хр., 630 коробок.

Во время санитарных дней осуществлялся мелкий ремонт документов, подшивка дел, подклейка порванных листов, замена шпагата, картонажа, склеивание коробок и т.п., а также сотрудники проводили влажную уборку хранилищ, протирали стеллажи и полки для устранения пыли.

В 2016 г. в ГКУ РО «ГАРО» проводилась работа по выявлению документов с повреждениями носителями текста: просмотрено 628 дел, составлено 109 карточек учета.

В отчетном году проведена определенная работа с книжным фондом ГКУ РО «ГАРО», в том числе инвентаризация книг в количестве 26885, продолжено рациональное размещение книжного фонда в металлические шкафы в новом книгохранилище по ул. Московское шоссе, 6 в количестве 14130 единиц.

В отчетный период было закартонировано 173 ед. хр. (личные фонды, коллекции); перекартонировано 43082 ед. хр.; сформировано 598 связок, написано и наклеено 10852 ярлыка. В муниципальных районах закартонировано 3580 ед. хр.

При перемещении и уточнении топографии фондов составлена 159 карточка пофондового указателя и 23 карточек постеллажного указателя.

В отчетный период лабораторией обеспечения сохранности документов проведен комплекс работ по улучшению физического состояния документов на бумажной и пленочной носителях, созданию фонда пользования в электронном формате на архивные документы.

Отреставрировано 153 ед. хр. с количеством листов 27621, в том числе: по I - ой категории было отреставрировано 4188 листов (документы дореволюционных фондов, планы, схемы); по II - ой категории - 23493 листа.

Всего на 01.01.2017 требует реставрации 44132 ед. хр., т.к. на 01.01.2016 г. требовалось отреставрировать 43584 ед.хр. В 2016 г. отреставрировано 153 ед.хр., вновь поставлено на учет дел, требующих реставрации 701 ед.хр.

За отчетный период проведены работы по переплету:

- переплетено 150 ед. хр. и сброшюровано 30955 листов;

- переплетено 20 ед. хр. большого формата;

- переплетено 186 описей;

- изготовлено 273 обложки.

Подвергнуто технической обработке 185 ед. хр., 15 рулонов (4608 метров) негативов страхового фонда (СФ), а также 440 негативов (консервационно-профилактическая обработка). За отчетный период было скопировано и переведено в цифровой формат для всех категорий пользователей 5391 копии, было изготовлено 539 контрольных отпечатков для фотокаталога. В муниципальных районах подвергнуто технической обработке 2500 ед. хр.

В отчетный период в работе лаборатории акцент был поставлен на создание электронного фонда пользования (ЭФП) на архивные документы на бумажном носителе и фототеку. Продолжена работа по оцифровке фонда 627 - Рязанская духовная консистория, оп. 240 (клировые ведомости). В отчетный период было обработано 56 ед. хр. (40 ед. хр. и отдельно 16 ед. хр. сканировались для выставок, а затем после обработки внесены в ЭФП). На эти 56 ед. хр. были созданы электронные копии в формате TIFF и PDF в количестве 11813 образов, а также на позитивы - 1464 и негативы - 4892.

В 2016 г. была продолжена работа с рукописными грамотами фонда № 1750: было просмотрено 445 ед. хр. на предмет их сохранности, выявления особенностей, а также угасания текста, поражения плесенью, грибком, жучком и др. Данная работа будет продолжаться.

Работа по выявлению уникальных и особо ценных документов проводилась с учетом «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М.,2006), подготовленных ВНИИДАД, и составленной «Памяткой об отнесении документов к категории ОЦ».

На 01.01.2016 г. на хранении в ГАРО числилось 22209 ед. хр. ОЦ на бумажной основе. В результате работы с ОЦ документами в 2016 г. было просмотрено 662 дела, в результате снято с учёта 395 дел.

На 01.01.2016 г. в архиве числилось 1358 ОЦ фотодокументов. В результате работы с ОЦ фотодокументами в 2016 году было просмотрено 515 ед. хр., к ОЦ фотодокументам отнесено ничего не было.

Таким образом, на 01. 01. 2017 года в ГКУ РО «ГАРО» числится 21814 ед. хр. ОЦ документов на бумажной основе и 1358 ОЦ фотодокументов, а всего: 23172 ед. хр. Уникальных дел выявлено не было.

Создание страхового фонда в течение последних лет не проводилось и цифра по его созданию остается прежняя: на 01.01.2017 г. СФ создан на 59245 ед. хр. Так как в 2016 г. новых поступлений ОЦ не было, то с учетом прежних лет страховой фонд надо создать на 5246 ед. хр.

В отчетном году главным хранителем фондов проведена работа по ведению списка фондов, содержащих особо ценные и уникальные документы, ведению реестра особо ценных дел. Введены в базу данных описи на 2 фонда (100 ед. хр.). В процессе работы уточнялись заголовки дел, выверялись итоговые записи.

В отчетный период в ГКУ РО «ГАРО» проводилась регулярная работа по учету фондов и дел. Всего поставлено на учет 304804 ед. хр. (из них 291930 – в неописанном виде). Внесены изменения в учетные документы по 121 фонду по актам: приёма дел на государственное хранение, описания, проверки наличия и состояния документов, о разделении дел на тома, о технических ошибках и другим, составленным при выполнении разных видов работ. Учетные документы заполнялись в традиционном бумажном и электронном форматах. В муниципальных районах области внесены изменения в учетные документы по 303 фондам.

К рассекречиванию для Региональной межведомственной экспертной комиссии с целью выявления в них сведений, составляющих государственную тайну, полистно просмотрено 380 дел (20462 листа) фонда П-3 (Рязанского областного комитета КПСС) оп.90,102 за 1985 г. и фонда П-6590 (Рязанского промышленного областного комитета КПСС) оп.1 за 1963-1964 гг. и фонда П-3841 (Первичной организации КПСС Управления КГБ при Совете Министров СССР по Рязанской области) за 1943-1947 гг. Из них внесены в «Сведения о просмотре дел фондов» 270 ед. хр.

В отчетный период было проведено заседание межведомственной комиссии по рассекречиванию, на которой было принято решение рассекретить ед.хр.149 ед. хр.


Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными

Архивами и организацией документов в делопроизводстве

учреждений, предприятий, организаций
Вся работа по формированию Архивного фонда Российской Федерации в 2016 году проходила в регионе под руководством ЭПК и в соответствии с принятыми ею решениями, а также в рамках государственного задания, утверждённого главным управлением для подведомственного ГКУ РО «ГАРО» на 2016 год.

В соответствии с годовым планом работы и административным регламентом по предоставлению государственной услуги «Экспертиза описей дел и нормативных документов, регламентирующих деятельность архивных, делопроизводственных служб организаций» в ходе 11 заседаний ЭПК главного управления утверждены:

1. Описи дел постоянного хранения (УД) на 23380 ед. хр., в т.ч.:

- по ГКУ РО « ГАРО» на 8713 ед. хр.;

- по муниципальным архивам на 14667 ед. хр.

2. Описи дел постоянного хранения научно-технической документации (НТД) на 547 ед. хр., в том числе:

- по ГКУ РО «ГАРО» на 372 ед. хр.;

- по муниципальным архивам на 175 ед. хр.

3. Опись на документы личного происхождения на 20 ед. хр., в т.ч.:

- по муниципальным архивам на 20 ед. хр.

4. Описи на фотодокументы:

- по ГКУ РО «ГАРО» на 359 ед. хр., 1 ед. хр. (электронный вид).

В ходе заседаний ЭПК членами и экспертами были также рассмотрены и согласованы следующие документы:

1. Описи дел по личному составу организаций и предприятий на 25837 ед. хр., в т. ч.:

- по ГКУ РО «ГАРО» на 16745 ед. хр. (из них 4432 – ликвидированных предприятий);

- по муниципальным архивам на 17978 ед. хр. (из них 1061 – ликвидированных предприятий).


  1. Положения об ЭК 11 организаций. Из общего количества Положений об ЭК 5 представлены федеральными органами исполнительной власти.

  2. Положения об архиве 11 организаций. Из них 3 представлены федеральными органами исполнительной власти.

  3. Номенклатуры дел 23 организаций и предприятий, из которых представлены:

- 7 - федеральными органами исполнительной власти и организациями;

- 4 - представительным органом и исполнительными органами государственной власти Рязанской;

- 1 - исполнительным органом местного самоуправления г. Рязани;

- 2 - медицинским учреждением;

- 1 - образовательным учреждением;

- 3 - государственными учреждениями Рязанской области.

5. Примерная схема систематизации документов в номенклатурах и описях дел.

В ходе заседаний ЭПК обсуждался вопрос фондирования принимаемых на постоянное хранение в ГКУ РО «ГАРО» технических паспортов, оценочной и иной документации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов) по состоянию на 1 января 2013 г., хранившихся в Рязанском филиале ФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное БТИ».

Продолжено оказание методической помощи по составлению номенклатур дел и других внутренних нормативных документов по делопроизводству и архивному делу в организациях-источниках комплектования. Учитывая, что от качества составления названных документов во многом зависит постановка текущего и законченного делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов, председатель и члены ЭПК самым внимательным образом анализировали проекты номенклатур дел, положений об ЭК, ведомственных архивах, высказывали свои предложения и замечания.

В течение всего года архивистами области оказывалась методическая помощь работникам предприятий, организаций органов государственной власти и местного самоуправления по всем вопросам постановки делопроизводства, обеспечению сохранности документов, а именно:

- продолжено разъяснение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методических рекомендаций по составлению инструкций по делопроизводству, разработанных Росархивом в соответствии с п. 4 постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

- продолжено разъяснение статей «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», введённого в действие приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558;

- продолжено разъяснение статей Федерального закона от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

- продолжено внедрение в практику работы «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения», утверждённого приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 года № 1182;

- продолжено внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526;

- продолжено внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19.

Системно осуществлялась работа по упорядочению документов в органах местного самоуправления: администрациях сельских и городских поселений, муниципальных районов. Процент упорядочения дел в органах управления архивным делом Рязанской области в 2016 году снизился в связи с уходом в 2015 году в 4 районах (Пронский, Путятинский, Сапожковский, Ухоловский районы) опытных сотрудников на пенсию, новые сотрудники не полностью овладели знаниями в области архивного дела.

Со стороны главного управления и органов управления архивным делом муниципальных районов области оказывалась активная методическая помощь специалистам администраций по вопросам научно-технической обработки документов и их учёту. В рамках предоставления государственной услуги «Оказание организационно-методической поддержки и информационное обеспечение управления деятельностью архивных учреждений региона» оказывалась методическая помощь в составлении конкретных номенклатур дел администраций муниципальных районов, городских округов. В номенклатуры районных администраций включались документы тех организаций, которые потеряли свою юридическую самостоятельность и вошли в структуру аппарата районных администраций.

Сотрудники архива, являясь членами ЭК учреждений и организаций, принимали участие в работе данных комиссий (Правительство Рязанской области, министерство по делам территориальных образований и общественных объединений Рязанской области, главное управление Центрального банка РФ по Рязанской области, финансово-казначейское управление администрации г. Рязани, управление ФСИН по Рязанской области, РГУ имени С. Есенина, Рязанский филиал ОАО «Ростелеком», управление земельных ресурсов и имущественных отношений администрации г. Рязани, Рязанская областная нотариальная палата и др.)

В течение года оказывалась методическая помощь организациям – источникам комплектования ГКУ РО «ГАРО» в подготовке дел постоянного срока хранения и по личному составу, временно хранящихся в ведомственных архивах, к передаче их на государственное хранение (Правительство Рязанской области, министерство социальной защиты населения Рязанской области, Прокуратура Рязанской области, ООО «Бордер», Рязанский областной союз потребительских обществ (Рязобпотребсоюз), Управление заготовок Рязанского областного союза потребительских обществ, Рязанский областной комитет профсоюза работников торговли и потребкооперации, Рязанская городской Совет, областное государственное бюджетное учреждение дополнительного профессионального образования «Рязанский институт развития образования», Рязаньстат и др.).

Архивистами в отчетный период проводилась большая работа по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства. Давались консультации по вопросам упорядочения дел, составления описей, подготовки их к передаче на государственное хранение в ГКУ РО «ГАРО» (ООО «АНСИ», ООО «Маштехнострой», ООО «Рязанский станкостроительный завод», ООО «Сервис», ООО «Родонит», ЗАО «Рязань - Термо», ООО «Коралл», ИП «Анисимова Т. В.», ИП «Смирнов К. Г.», РПУ «Рязанское» - филиал АО «Мостранснефтепродукт», ООО «Детское питание», и др.).

Созданный в апреле 2014 года отдел организационно-методической работы и упорядочения документов активно работал по предоставлению государственной услуги по упорядочению документов в организациях, расположенных на территории области. В 2016 году было заключено 12 договоров на упорядочение документов.

В соответствии с заключёнными договорами упорядочено 1741 ед. хр. УД, 208 ед. хр. НТД, 845 ед. хр. по личному составу. Большинство договоров заключено с центральными исполнительными органами государственной власти Рязанской области, территориальными подразделениями федеральных органов исполнительной власти. Предоставлению государственной услуги по упорядочению документов предшествовала активная организационная и разъяснительная работа, которая велась, как в форме устных консультаций, так и письменных разъяснений. Всего за год предоставлено 200 консультаций.

Силами сотрудников архива в 2016 году проведена научно-техническая обработка документов по личному составу, принятых на государственное хранение в россыпи по фондам:

- Рязанская швейная фабрика «Заря» -551 ед. хр;

- Солотчинская швейная артель им. Кирова - 28 ед.хр.;

- Борковская фабрика «Ударница» -109 ед. хр.;

- Рязанская артель «Ширпотреб» - 136 ед.хр.;

- ООО «Свежесть» - 147 ед. хр.

Всего 971 ед. хр. по личному составу ликвидированных организаций.

В 2016 году сотрудниками архива рецензировались проекты следующих документов:

- проект Методических рекомендаций «Организация работы государственного (муниципального) архива (планирование, отчётность, нормирование, организация труда, работа совещательных органов»;

- проект Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной службы госстатистики, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения;

- проект Предложений по внесению изменений в «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН РФ» (Москва, 2007 год);

- проект базового Перечня государственных услуг и работ по направлению деятельности «Архивное дело».

Архивистами проведена работа по составлению проекта новой схемы систематизации документов в описях и номенклатурах дел организаций в связи с тем, что в их делопроизводстве появилось много новых видов документов, отсутствующих в прежней схеме систематизации документов.

Велась разъяснительная работа по внедрению в делопроизводство предприятий и организаций Федерального закона от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», сократившего сроки хранения дел по личному составу (за определённые годы) до 50 лет с 75.

Содержание и значение названного закона освещались в лекциях по делопроизводству, которых было прочитано - 6 лекций, в:

- учебно-деловом центре «Морозовский проект»;

- Рязанском областном институте развития образования;

- Рязанском Доме общественных организаций.

Архивисты продолжили работу по консультированию учреждений по вопросам архива и делопроизводства. Всего дано 787 консультаций.

На 01.01.2016 на учёте в списках организаций - источников комплектования ГКУ РО «ГАРО» и муниципальных архивов области значилось 1025 учреждений и предприятий, из которых 242 - в Государственном архиве Рязанской области и 783 - в органах управления архивным делом Рязанской области.

В течение 2016 г. в составе организаций – источников комплектования произошли следующие изменения:

- включено в список организаций – источников комплектования (ГКУ РО «ГАРО») 1 организация - государственная инспекция по охране объектов культурного наследия Рязанской области;

- исключено 14 организаций - источников комплектования в органах управления архивным делом Рязанской области (из них 13 - УД, 1 - НТД). Из общего количества 10 являются органами местного самоуправления, 1 государственная организация и 3 - сельхозпредприятия и открытые акционерные общества, признанные банкротами.

В числе снятых с учёта значится:

- Открытое акционерное общество «Рязанькрахмалпатока» в связи с прекращением хозяйственной и производственной деятельности.

Среди 6 организаций и предприятий, исключённых из списков источников комплектования органов управления архивным делом Рязанской области 5 составляют коммерческие структуры, которые были объявлены банкротами по завершении конкурсного производства. К ним относятся:

1. Государственное бюджетное учреждение Рязанской области «Захаровская центральная районная больница» Захаровского района Рязанской области.

2. Сельскохозяйственный производственный кооператив «День урожая» Старожиловского района Рязанской области.

3. Открытое акционерное общество «Ветзоотехника» Рыбновского района Рязанской области.

В связи со сменой учредителя и отсутствием научно-технической документации Общество с ограниченной ответственностью было исключено из списка источников комплектования сектора архива администрации муниципального образования - Кадомский муниципальный район.

Таким образом, по состоянию на 01.01.2017 в сводном списке организаций - источников комплектования значится 1012 учреждений и предприятий, из которых в ГКУ РО «ГАРО» - 243 организации, в органах управления архивным делом Рязанской области - 769.

Плановым порядком велась работа по проверкам состояния делопроизводства и условий хранения архивных документов в организациях-источниках комплектования органов управления архивным делом муниципальных районов области. Всего проверено с составлением итоговых справок 19 организаций. На базе районных администраций проведено 4 семинара по делопроизводству с участием архивистов.

По состоянию на 1 января 2017 года из 769 учреждений-источников комплектования органов управления архивным делом муниципальных районов области 654 обработали и учли по описям по 2012 - 2014 гг. включительно документы постоянного срока хранения, что составляет 85 % (в 2015 году - 75%). Документы по личному составу упорядочены по 2012-2014 гг. в 614 учреждениях из 711, что составляет 86% (на 1 января 2016 - 72%).

По прежнему низким остаётся процент упорядочения документов в организациях, включенных в список учреждений источников комплектования ГКУ РО «ГАРО». Только 123 организации из 243, стоящих на учете, упорядочили документы постоянного срока хранения по 2012 год включительно, что составило 51%. Низкий процент упорядочения документов в организациях - источниках комплектования ГКУ РО «ГАРО» объясняется отсутствием в штате организаций работников, отвечающих за делопроизводство и архив, а также недостаточным вниманием со стороны руководителей к вопросам делопроизводства и архивного дела.

В отчетный период на государственное и муниципальное хранение принято 314 999 ед. хр., в том числе:

- 17498 дел УД постоянного срока хранения (в том числе: 9406 - по ГКУ РО «ГАРО», 8092 - на муниципальном уровне);

- 4662 дел по личному составу от ликвидированных предприятий, организаций (в том числе: 3034 - по ГКУ РО «ГАРО», 1628 - на муниципальном уровне);

- 292 291 ед. хр. НТД (в том числе: 292 196 ед. хр. (из них 291 908 ед. хр. не описаны) - по ГКУ РО «ГАРО», 95 - на муниципальном уровне);

- 188 дел от держателей личных фондов (в том числе: 168 - по ГКУ РО «ГАРО», 20 - на муниципальном уровне);

- 360 ед. хр. фотодокументов, в том числе 1/155 на электронных носителях (ГКУ РО «ГАРО»).

По состоянию на 1 декабря 2016 года проведена паспортизация ведомственных архивов организаций - источников комплектования ГКУ РО «ГАРО» и муниципальных архивов области. По результатам паспортизации составлены «Сведения о состоянии хранения документов в учреждениях - источниках комплектования ГКУ РО и органов управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области по состоянию на 1 декабря 2016 года».


Создание информационно-поисковых систем,

научная информация и использование документов
Руководствуясь решением коллегии Росархива от 12 февраля 2009 года «О внедрении программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия)», специалистами главного управления в течение всего прошедшего года проводилась организационная и разъяснительная работа с главами муниципальных районов в целях приобретения для органов управления архивным делом соответствующей компьютерной техники. Результаты проведённой работы по муниципальному звену следующие:

- на 1 января 2017 года имеется 44 компьютера, 4 - объединены в локальную сеть;

- 29 компьютеров имеют выход в Интернет;

- используемое программное обеспечение: ПК «Архивный фонд» (версия 4.1);

- в 24 администрациях муниципальных районов имеются IT специалисты (программисты).

В главном управлении на 9 сотрудников, состоящих в штате, имеется 22 персональных компьютера, 18 из которых объединены в локальную сеть, 17 компьютеров имеют выход в Интернет, должность системного администратора отсутствует. Имеется следующее программное обеспечение: Windows 7, 1-с (бухгалтерия), Microsoft Office 2010, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (Дело 12.0), ПК «Фондовый каталог» (версия 4.3).

В ГКУ РО «ГАРО» имеются:

- 122 персональных компьютера, из которых в локальную сеть объединены 98 компьютеров, имеют доступ в Интернет 70 компьютера;

- 4 сервера, 1 сетевое хранилище;

- программное обеспечение: ПК «Учёт обращений граждан», 1-с (бухгалтерия), Adobe Photoshop, Microsoft Office 2010, ПК «Архивный фонд» (версии 5.0.2);

- в штате архива отсутствует должность IT специалиста.

В ГКУ РО «ГАРО» продолжалась работа по ПК «Архивный фонд» (версии 4.3., 5.0.2). После конвертирования данных в обновлённую версию программного комплекса сверена информация с учётными данными и продолжена работа по наполнению БД: введена информация на 406 фондов. Всего на 01.01.2017 введено 5653 фонда, а всего на 01.01.2017 в ГКУ РО «ГАРО» числится 10383 фонда.

В органах управления архивным делом муниципальных районов области из-за отсутствия в штате специалиста IT и необходимого компьютерного оснащения работа по ведению АСГУ документов Архивного фонда РФ только началась. Всего по состоянию на 01.01.2016 в органах управления архивным делом муниципальных районов области числится 4415 фондов.

Наряду с ПК «Архивный фонд» проводилась работа по созданию БД «Архивная опись». В 2016 году в электронные описи внесено 42 425 записей. Общее количество единиц хранения, заголовки которых внесены по состоянию на 01.01.2017 в электронные описи и электронные каталоги - 192746.

В 2016 году уникальных документов не выявлено. Всего по состоянию на 01.01.2017 в ГКУ РО «ГАРО» в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ включены 4 документа, в региональный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ - 11.

Проведено описание 2107 единиц хранения: управленческой документации досоветского периода в количестве 496 ед. хр., обнаруженных неучтенными, а также вновь поступивших документов личного происхождения в количестве 640 ед. хр. (Ф. Р-7120. Коновалов Д.А.), а также дел по личному составу, принятых в россыпи от ликвидированных организаций в количестве 971 ед. хр:

- Рязанская швейная фабрика «Заря» - 551 ед. хр.;

- Солотчинская швейная артель им. Кирова - 28 ед. хр.;

- Борковская фабрика «Ударница» -109 ед. хр.;

- Рязанская артель «Ширпотреб» - 136 ед. хр.;

- ООО «Свежесть» - 147 ед. хр.

В ГБУ РО «ГАРО» продолжалась переработка описей 2 фондов: Рязанское губернское правление (Ф. 4), Рязанская духовная консистория (Ф. 627). Всего переработано 3274 ед. хр.

По муниципальному звену переработан 1 фонд – 244 ед. хр.

Как и прежде проводилась работа по пополнению и усовершенствованию системы каталогов.

Продолжилась тематическая разработка фондов органов власти и управления советского периода с целью пополнения систематического каталога и именных картотек. В каталог включено 1931 именных и 789 тематических карточек.

Проведено усовершенствование картотек «Раскулаченные», межфондовой именной картотеки «Социально и политически неблагонадежные лица»; именной картотеки к изданию «Книга Памяти».

Продолжалась работа по подготовке к изданию Путеводителя по фондам советского и постсоветского периодов. Дополнялись исторические справки и аннотации документов фондов всех систем. Уточнялась схема построения путеводителя. Проведено редактирование разделов Путеводителя.

По справочнику административно - территориального деления Рязанской области проводилась редакция текста, уточнение, дополнение информацией (БД «Сельсоветы», «Населенные пункты», исторические справки на районы, др.).

Основным направлением использования архивных документов в государственном и муниципальных архивах Рязанской области в 2016 году было исполнение запросов граждан и учреждений социального характера:

- в ГКУ РО «ГАРО» исполнено 12903 запроса социально-правового характера, из которых 10277 - с положительным результатом, в установленный федеральным законодательством срок - 12903;

- в муниципальных архивах исполнено 3698 запросов социально-правового характера, из которых 3385 - с положительным результатом. Все 3698 запросов исполнены в установленный федеральным законодательством срок.

В межведомственных архивах по личному составу исполнено 12059 запроса социально - правового характера, из которых - 10862 с положительным результатом, все они исполнены в установленный срок.

Тематических запросов исполнено:

- в ГКУ РО «ГАРО» - 3423;

- по муниципальным архивам - 14958.

Наибольшее количество тематических запросов приходится на Клепиковский, Касимовский, Михайловский, Рязанский, Скопинский, Пронский, Пителинский и Шиловский муниципальные районы области. В последние годы увеличилось количество запросов граждан по оформлению в частную собственность земельных участков, ранее находящихся в коллективной собственности садоводческих кооперативов.

Как и за предыдущий отчетный период, продолжали поступать запросы имущественного характера, запросы об эвакуации в годы Великой Отечественной войны, о подтверждении факта участия в войне члена семьи, запросы поисковых групп об уроженцах Рязанской области, чьи останки были найдены при раскопках на местах боев.

В 2016 году сохранялась устойчивая тенденция последних лет преобладания среди тематических запросов - запросов по метрическим книгам для подтверждения родства. Из прочей тематики наибольшую долю составили запросы исторического и биографического характера, продолжают поступать генеалогические запросы.

Среди запросов наиболее значимых по тематике и объему проделанной работы следует отметить запросы по событиям периода Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (о фактах бомбежки железнодорожных станций «Рыбное» и «Дивово»; о рабочей бригаде Д. М. Гармаш; о строительстве лини обороны в Рыбновском районе; о военных действиях в Желтухинском районе; об эвакогоспиталях города Спасска). Отдельную группу составляют запросы поисковых отрядов о подтверждении фактов рождения в Рязанской области и о составе семей погибших воинов, чьи останки были обнаружены в ходе поисковых операций.

Кроме того, следует отметить запросы о знаменитых вкладчиках Рязанского городского общественного банка Сергия Живаго; о деятельности номенклатурных работников Советского периода (Алымов Н. В., о руководителях отдела коммунального хозяйства Рязанского облисполкома в период с 1937 по 1964 год, о прокурорах Скопинского района с 1937 года по 2000 год); об истории и создании организаций, предприятий и учреждений губернии (училище в селе Ловцы Зарайского уезда, Скорбященская церковь села Астромино Рязанского уезда, Рязанский кожевенный завод, шпало-пропиточный завод, библиотека-читальня в Рязанском уезде, о кирпичных заводах Егорьевского уезда во второй половине XIX века); об истории и создании организаций, предприятий и учреждений области (Касимовский хлебокомбинат, Рыбновская школа-интернат, Добровский лесхоз, об объектах железной дороги; об исторических зданиях в г. Рязани (Вознесенская, д. 55, Павлова, д. 55, Ленина, д. 22, Семинарская, д. 1); о заключенных Рязанского концлагеря.

Как и ранее поступали запросы об административно-территориальном делении города Рязани, губернии и области (уточнение названий улиц, населенных пунктов, принадлежности к уезду/району в определенный период, создание новых населенных пунктов, изменение границ внутри населенных пунктов) и о выдаче акты органов исполнительной власти (решения облисполкома, горисполкомов, райисполкомов).

Традиционны были запросы о наличии документов в ГАРО (метрические книги, ревизские сказки, духовные книги, документы партийных органов, документы по личному составу за период с 1918 по 1941 гг., документы об усадьбе Достоевских «Даровое» в личном фонде В.И. Полянчева).

В 2016 году в ГКУ РО «ГАРО» была проведена работы по выявлению документов для сборника воспоминаний рязанцев о жизни в тылу в годы Великой Отечественной войны. В 2017 году планируется завершить работу по допечатной подготовке сборника.

Продолжилось научное сотрудничество с Государственным институтом искусствознания Министерства культуры РФ (г. Москва) в рамках проекта «Свод памятников архитектуры и монументального искусства России», над томом, посвященным памятникам районов Рязанской области. Проводилась работа по выявлению архивной информации по памятникам архитектуры Касимовского района Рязанской области. По итогам этой работы была подготовлена 1 статья по истории застройки г. Касимова и по истории комплекса Касимовского ханского двора.

Проводилась работа со средствами массовой информации. В 2016 году для СМИ по документам архива или на основе ранее вышедших научных публикаций сотрудников были подготовлены 14 информационных сюжетов различной тематики. В течение года архив сотрудничал с такими телерадиокомпаниями как ГТРК «Ока», ТК «Город», Радио «ВЕРА».

В течение 2016 года архивом были организованы историко-документальные выставки, проходившие в Музее Рязанского земства в здании Рязанской областной Думы и в здании ГАРО; документы архива (подлинники и электронные копии) предоставлялись по официальным запросам учреждений для экспонирования на выставках в Рязанском областном художественном музее и Художественной галерее «Боровница».

Всего с участием архива было проведено 6 выставок. Общее число посетителей составило 3 234 человека.

В 2016 году проводилась работа по популяризации документов Архивного фонда Рязанской области. Сотрудники ГКУ РО «ГАРО» участвовали во встречах с научной, краеведческой, педагогической общественностью, регулярно читались лекции по различной тематике, подготовленные по документам архива. В 2016 году продолжилось сотрудничество с образовательными учреждениями средней и высшей школы, учреждениями системы дополнительного образования.

Для педагогов-руководителей школьной НИР были прочитаны лекции по методике подготовки школьной исследовательской работы. В ГКУ РО «ГАРО» прошла архивная часть практики музейно-архивной практики студентов исторического факультета РГУ им. С.А. Есенина. Для слушателей курсов РИРО и АНО ДПО «Рязанский учебно-деловой центр «Морозовский проект» были прочитаны лекции по делопроизводству и организация работы ведомственных архивов. В течение года в архиве регулярно проводились обзорные и тематические экскурсии.

Всего в 2016 году было прочитано 17 лекций различной тематики, состоялись 4 учебных и методических занятия, проведено 17 экскурсий. Кроме того, состоялись 6 встреч с общественностью. Всего в этих мероприятиях приняли участие 1 598 человек.

Всего в течение 2016 года сотрудники ГКУ РО «ГАРО» приняли участие в 65 информационных мероприятиях, организованных и проведенных как самим архивом, так и совместно с другими учреждениями сферы культуры, образования. Информационные мероприятия, проводимые с участием ГКУ РО «ГАРО», посетило 4832 человека.

В 2016 году продолжил свою работу читальный зал и его филиал. В течение года читальный зал и его подразделение посетило 317 пользователей, зафиксировано 2979 посещений.

Посещаемость официального сайта архива оставила 966 посещения, к сайту обращались 810 пользователей.

Общее количество пользователей архивной информацией в 2016 году в ГКУ РО «ГАРО» составило 24137, в том числе:

количество посещений читального зала - 2979;

исполнение запросов социально-правового характера - 12903;

исполнение тематических запросов - 3423;

посетители выставок, экскурсий, встреч с общественностью, уроков для школьников, конференций, круглых столов – 4832 чел.

В 2016 году органами управления архивным делом Рязанской области подготовлено и опубликовано 8 статей (Кораблинский, Милославский, Путятинский, Рязанский, Ухоловский и Чучковский муниципальные районы), проведено 5 экскурсии (Ермишинский, Милославский, Сасовский и Ухоловский муниципальные районы), в которых приняли участие 63 человека, организована 1 выставка (Милославский муниципальный район), которую посетили 150 человек. Всего 14 информационными мероприятиями было охвачено 213 человек.

Читальные залы администраций муниципальных районов области посетило 261 человек, зафиксировано 285 посещений.

Общее количество пользователей архивной информацией в 2016 году в органах управления архивным делом муниципальных районах области составило 19154 человека, в том числе:

количество посещений читального зала - 285;

исполнение запросов социально-правового характера - 3698;

исполнение тематических запросов - 14958;

количество посетителей экскурсий, выставок - 213 чел.


Научно-техническая информация. Повышение квалификации.

Социальное развитие коллектива.
В 2016 году в архивных учреждениях Рязанской области, включая главное управление, органы управления архивным делом муниципальных районов области и ГКУ РО «ГАРО», работало 145 человек.

В ГКУ РО «ГАРО» численность сотрудников на 1 января отчётного года составляла 103 человека, в главном управлении - 9 человек, в органах управления архивным делом - 33 человека (без учёта работников, отвечающих за использование документов по личному составу, принятых на муниципальное хранение).

По состоянию на 1 января 2017 года в 2 районах: Александро-Невском и Пителинском работали по 1 человеку. По состоянию на 1 января 2017 года в органах управления архивным делом муниципальных районов области, включая межведомственные архивы по личному составу, работали 60 человек, из них 33 - в районных архивных отделах, муниципальных архивах, 27 – в межведомственных архивах документов по личному составу.

По состоянию на 1 января 2017 года все 60 работников имеют высшее профессиональное образование или обучаются в высших учебных заведениях. Осуществлялся активный процесс повышения профессиональной квалификации путём самостоятельного изучения действующей в настоящее время нормативной и методической литературы по архивному делу и делопроизводству, а также путём получения консультаций в главном управлении.

Повысили свою квалификацию два работника главного управления по программе «Особенности нормотворческой и кадровой работы в исполнительных органах государственной власти Рязанской области».

В соответствии с законом Рязанской области «О государственной службе Рязанской области» прошло присвоение очередных квалификационных чинов специалистам главного управления.

Сотрудники главного управления и ГКУ РО «ГАРО» прошли очередную диспансеризацию.

В течение года сотрудники ГКУ РО «ГАРО» работали по новому Коллективному договору, заключенному между работодателем и профкомом. В течение года была проведена специальная оценка труда всех рабочих мест. В настоящее время 38 мест признаны как имеющие тяжелый и монотонный труд.

В отчетный период проводилась работа по подготовке и проведению заседаний дирекции Государственного архива. За отчетный период проведено 6 заседаний, на которых рассматривались вопросы:

- об итогах работы ГКУ РО «ГАРО» в 2015 году и планах н 2016 год;

- о разработке основополагающих документов по переводу ГКУ РО «ГАРО» на бюджетное финансирование;

- о планировании работы на 2017 год и разработке проекта Госзадания на 2017 год и плановый период 2018 - 2019 гг.

В отчетный период в соответствии с утвержденным планом велась работа ЭМК ГКУ РО «ГАРО» работы. В течение года были проведены заседания экспертно-методической комиссии (ЭМК) ГКУ РО «ГАРО. Основным направлением в работе ЭМК в 2016 г. была работа с переработанными и усовершенствованными описями фондов досоветского и советского периода, описями фотодокументов постоянного срока хранения, представления об отнесении документов к категории ОЦ.

Постоянно работала Комиссия по охране труда, пожарной безопасности, устранялись все недостатки, обнаруженные в ходе проверок.

Все сотрудники архива стараются повысить свою квалификацию. Кроме того, обучение проводилось как внутри отделов, так и на общих лекциях, которые проводил заместитель директора по научно-методической работе. Изучались материалы, опубликованные на страницах журнала «Отечественные архивы» и др.

Проводились работы по оснащению архива новой техникой и стеллажами. Была закуплена новая мебель для читального и конференц залов, видеопроектор, настенный экран. Поступило новых 16 компьютеров с МФУ. Для архивохранилищ закуплено новых 10 тележек, 20 стремянок, оборудован новый гардероб для посетителей.

Общая площадь помещений архива, расположенных в двух зданиях составляет 14.453 кв. м. За прошедший год изменений не произошло и на 01.01.2017 г. новыми системами пожаротушения оборудовано 11656 кв. м.

Площадь помещений, оснащенных современными системами охранной сигнализации на 01.01.2017 года 9398 кв. м., т.к. изменений в 2016 году не произошло.

Площадь помещений, оснащенных действующими системами автоматического пожаротушения на 01.01.2017 составляла 12.028 кв. м., т.к. изменений за прошедший год не произошло.

Общая протяженность архивных полок на 01.01.2016 составляла 23 823 пог. м. В 2016 г. были приобретены стеллажи протяженностью 6000 пог. м. На 01.01.2017 протяженность полок составляет 29823 пог. м.


Заместитель начальника главного



архивного управления Рязанской области Н.В. Акимова


Коьрта
Контакты

    Главная страница


Информация о выполнении «Основных направлений развития архивного дела в Рязанской области за 2016 год»

Скачать 324.91 Kb.