Скачать 144.74 Kb.


Дата27.10.2018
Размер144.74 Kb.
ТипОтчет

Скачать 144.74 Kb.

Объяснительная записка





ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к отчету о работе архивного отдела

Администрации Михайловского района Алтайского края

за 2013 год




  1. В Уставе муниципального образования «Михайловский район Алтайского края», принятом решением Михайловского районного Собрания депутатов от 22 июля 2008 года № 28, в главе 3 «Органы местного самоуправления», статье 46 «Полномочия Администрации района по решению вопросов местного значения в области социальной политики», пункт 9 записано: «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов, включая хранение архивных фондов поселений». Других формулировок об архивной службе района и ее статусе в Уставе района нет.

Изменения статуса архивной службы района в 2013 году не было.

Должность начальника архивного отдела соответствует главной должности муниципальной службы..

Положение об архивном отделе, как органе управления архивным делом в районе, утверждено постановлением главы района от 22.03.2007 № 176.

В отделе имеется круглая печать для заверения архивных справок, копий и выписок, бланк архивного отдела, штамп для конвертов, входящей корреспонденции, архивных копий.



  1. Штатная численность отдела два человека: начальник архивного отдела (главная должность муниципальной службы) и специалист 1 категории (младшая должность муниципальной службы).

В 2013 году фактов понижения и восстановления в должности сотрудников архива не было

Образование начальника отдела высшее по специальности «Политология» (окончила Алтайский государственный университет в 2003 году). Образование специалиста отдела высшее по направлению «Документоведение и архивоведение» (окончила Алтайский государственный университет в 2013 году).



  1. Привлечение граждан в архивный отдел на временные рабочие места для общественных работ в 2013 году не проводилось.

4. Администрацией района в 2013 году по вопросам архивного дела изданы 2 распоряжения и 2 постановления:

  • «Об утверждении порядка и схемы учета архивных документов в архивном отделе Администрации Михайловского района Алтайского края» от 12.07.2013 № 59-р;

  • «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений на постоянное хранение в архивный отдел Администрации Михайловского района в 2014 году и плана работы архивного отдела на 2014 год» от 07.11.2013 № 94-р

  • «О внесении изменений в постановление от 14.12.2011 №757 об утверждении Административного регламента по предоставлению архивным отделом Администрации Михайловского района муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе» от 28.11.2013 № 604-П;

  • «О внесении изменений в постановление от 14.12.2011 №758 об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» от 28.11.2013 № 605-П.

Программа развития архивного дела в районе в 2013 году и ранее не разрабатывалась.

  1. Вопросы состояния и развития архивного дела в районе рассматривались на Совете Администрации Михайловского района по вопросам проведения экспертизы вновь выделенных помещений под архивохранилища специальными службами, а также по результатам проведения данной экспертизы; по предписанию к акту контрольной проверки от 17.05.2013 № 27 Управления Алтайского края по культуре и архивному делу.

  2. В конференциях и иных мероприятиях в крае и за его пределами сотрудники муниципального архива участия не принимали.

  3. Муниципальный архив расположен на втором этаже двухэтажного кирпичного здания по адресу просп.Октябрьский № 1, где расположены кабинет для сотрудников площадью 13,9 м2 и архивохранилища общей площадью 114,3 м2. В одном здании располагается Алтайское краевое государственное унитарное предприятие «БТИ» .

  4. В условиях хранения документов произошли изменения.

По состоянию на 01.01.2013 муниципальный архив располагался в двух зданиях (оба в муниципальной собственности): на втором этаже двухэтажного кирпичного здания по адресу просп.Октябрьский № 1 (кабинет для сотрудников площадью 13,6 м2 и два архивохранилища площадью 49,1 м2 и 29,6 м2). Третье архивохранилище площадью 66,5 м2 расположено на первом этаже соседнего двухэтажного кирпичного здания по адресу просп.Октябрьский № 3.

Согласно акту проверки от 22 марта 2012 года №8 управлением Алтайского края по культуре и архивному делу необходимо было произвести косметический ремонт в архивохранилище №3 по адресу: пр. Октябрьский, 3. При проведении экспертизы вновь выделенного помещения специальными службами был составлен акт от 17.09.2012 № 1, в результате которого (по предварительным сметам) ремонт в архивохранилище № 3 составил более 500000 тыс. рублей. Для местного бюджета, с его тяжелым финансовым положением такая сумма оказалась не реальной.

В январе 2013 года было принято решение о выделении трех кабинетов общей площадью 29,5 кв.м. в одном здании с архивным отделом на втором этаже по адресу пр. Октябрьский, 1. Площадь архивохранилищ уменьшилась на 37 кв.м.

В течение февраля-марта текущего года в данных помещениях был произведен косметический ремонт, на что был потрачен бюджет рабочего времени в количестве 62 рабочих дней.

Протяженность стеллажных полок по состоянию на 01.01.2014 составляет 470,06 пог м., из которых металлических 446,06 и смешанных 24 пог м. (обработанных специальным составов).

Уменьшение общей протяженности стеллажных полок в 2013 году произошло в связи с ошибочным измерением погонных метров по состоянию на 01.01.2013 и уменьшением площади архивохранилищ на 01.01.2014.

В связи с ошибочным измерением протяженности смешанных полок по состоянию на 01.01.2013 в 2013 году произошло увеличение протяженности смешанных полок на 4 пог.м.

Архивные коробки для хранения документов, стеллажи в 2013 году не приобретались.

Показатель антитеррористической защищенности снизился, т.к. архивохранилище № 3 и рабочий кабинет сигнализацией не оборудовано. К охранной и пожарной сигнализации подключены и выведены на пульт районного отдела вневедомственной охраны и отдела государственной противопожарной службы только три архивохранилища. Договор с отделом вневедомственной охраны на 2014 год продлен.

Читальный зал отсутствует.



  1. Сплошная или выборочная проверка наличия документов на бумажной основе в 2013 году не проводилась.

В 2013 году проводилась проверка наличия фотодокументов. Акт проверки наличия и состояния фотодокументов на 985 ед.хр. по описям №1,2,3 согласован протоколом ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 20.06.2013 № 10.

Картотеки по учету физического и технического состояния архивных документов в 2013 году не заведены.

Порядок и схема учета архивных документов утверждены распоряжением главы Администрации Михайловского района от 12.07.2013 № 59-р.


  1. В пяти фондах (№№ 5, 10, 41, 45, 82) имеются шесть разделов описей № 1 и № 2 за 1942-1976 годы на 143 дела, не утвержденных ЭПМК.

Требуют переработки:

  • Ф.Р-10 (Михайловский районный отдел статистики) раздел описи №1 за 1950-1954 годы на 23 дела и раздел описи №2 за 1952-1958 г.г. на 55 дел;

  • Ф.Р-41 (Степная МТС) опись №1 за 1942-1958 годы на 33 дела;

  • Ф.Р-45 (Ракитовское сельпо) опись №1 за 1948-1954 годы на 13 дела;

  • Ф.Р-82 (Михайловский районный Совет профсоюзов) опись № 1 за 1975-1976 годы на 6 дел.

Требует усовершенствования раздел описи № 1 в фонде:

  • Ф.Р-5 (Михайловская районная контора «Заготскот») за 1949-1958 г.г. на 13 дел.

В 2013 году работа по переработке и усовершенствованию описей не планировалась.

Сводные итоговые записи ко всем экземплярам описей составляются своевременно при приеме дел на постоянное/ долговременное хранение.



  1. В списке источников комплектования архивного отдела 29 организаций, в том числе 21 имеющих статус юридических лиц. Приказы и распоряжения о создании ЭК и положения об ЭК имеются во всех 29 учреждениях списка источников комплектования. Представители трех фондообразователей входят в состав других ЭК: в экспертную комиссию Администрации района - архивный отдел, управление сельского хозяйства, управление по экономическому развитию и имущественных отношениям. Индивидуальные инструкции по делопроизводству также имеются в 29 учреждениях, 6 из них используют в работе типовые инструкции - центр занятости населения, управление Пенсионного Фонда, судебный участок, прокуратура, информационный центр, БТИ.

  2. Организаций-задолжников по упорядочению и передаче дел на хранение нет. График согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов на хранение нарушался некоторыми учреждениями и организациями в связи со сменой лиц, ответственных за делопроизводство и архив или по болезни.

За отчетный год непринятые документы постоянного хранения по описям утвержденным ЭПМК управления отсутствуют.

  1. Мероприятия (индивидуальные консультации), направленные на ликвидацию задолженности по упорядочению и передаче документов на постоянное хранение проводились.

  2. Новые договоры о сотрудничестве в сфере архивного дела, трехсторонние и разовые договора в 2013 году не заключались.

Действуют 4 соглашений об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела с федеральными и государственными структурами, расположенными на территории района (управление Пенсионного Фонда, статистика, прокуратура, районный суд).

Действуют ранее заключенные 4 договора о сотрудничестве: в сельскохозяйственных производственный кооперативах «колхоз Ракитовский» и «совхоз Энгельсский», Михайловском межрайпо и Михайловском информационном центре. Кроме того, действует договор о передаче на хранение фотодокументов от 13.05.2005 № 1 с муниципальным учреждением «Михайловский информационный центр».

Сельскохозяйственное предприятие СПК колхоз «Прогресс», с. Бастан, хранящее документы по личному составу государственных предприятий (хранит документы колхоза «Бастанский» и его предшественников), - от заключения договора о сотрудничестве с архивом отказалось, обеспечивает сохранность и использование архивных документов в целях социально-правовой защищенности граждан на основании трехстороннего соглашения с ГУ УПФР и архивом.

СПК «совхоз Энгельсский» находится в стадии банкротства, договор о сотрудничестве с архивным отделом планирует расторгнуть в 2014 году. На его базе образовано новое предприятие ООО «Николаевское», которое обеспечивает сохранность документов по личному составу СПК «совхоза Энгельсский» и его предшественников, на основании трехстороннего соглашения с ГУ УПФР и архивом.

Заключен один договор дарения документов личного происхождения.

15. Районный семинар с ответственными за делопроизводство и архив прошел 22.01.2013 по теме «Отчет о работе архивного отдела за 2012 год и планирование работы на 2013 год».

С работниками ликвидируемых организаций и учреждений консультации не проводились.

  1. Фотодокументы (позитивы) - 10 ед.хр. и МЧД-фотодокументы 1 ед.хр. (50 ед.уч.) поступили на хранение в архивный отдел по теме «2013 год. Знаменательные события в истории Михайловского района» из Михайловского информационного центра, с которым в 2005 году был заключен договор о безвозмездной передаче фотодокументов в электронном виде. В течение последних восьми лет они предоставляют по нашему выбору нужные фотодокументы, помогают их аннотировать. Описание их и создание страховых копий CD-R дисков проводится в архивном отделе в соответствии с методическими рекомендациями, утвержденными протоколом ЭПМК от 31.01.2002 №2.





  1. В 2013 году образованы 2 новых фонда

В 2013 году продолжена работа по формированию «Коллекции документов по истории Михайловского района Алтайского края, с.Михайловское» документами личного происхождения.

В пополнение коллекции поступил документ по истории р.п. Малиновое Озеро «История поселка в лицах и судьбах», брошюра, с дарственной надписью от составителей, выпушенная на средства некоммерческой организации в рамках гранта Малиновоозерской детской библиотеки. Состав единицы хранения – 1 документ, носитель–бумага, типографский набор, с дарственной надписью от составителей. В документе отражается: историческая летопись развития Михайловского завода химических реактивов, образования пивоваренного завода, Алтайлага, дома культуры, детской библиотеки, музыкальной школы, медсанчасти, история улиц р.п. Малиновое озеро: Гагарина, Мамонтова, Степная. Рассказывается о заслуженных людях в области промышленности и производства, медицины, культуры и просвещения, а также о таких звездных именах как Усатова Н.Н. – народная артистка Российской Федерации, Меркурьев Н.В. поэт, Отставнов И.Т. – художник – любитель.

18. В 2013 году по распоряжению главы района «Об обеспечении сохранности документов ООО «Михайловский пивоваренный завод и его предшественников» от 13.02.2012 № 17-р приняты на хранение документы по личному составу ликвидированных предприятий Михайловского района в упорядоченном состоянии:


18 ед.хр. за 2005-2009 г.г.

ООО «Малиновоозерское», р.п. Малиновое Озеро Михайловского района Алтайского края

180 ед.хр. за 1941-2006 г.г.

ООО «Михайловский пивоваренный завод», р.п. Малиновое Озеро Михайловского района Алтайского края

Всего в 2013 году поступило 198 единиц хранения документов по личному составу с оформлением актов приема-передачи.

19. В отделе имеются карточки учета юридических лиц, где производятся записи о ликвидации, реорганизации и процедуре банкротства, а также о местонахождении документов по личному составу. Работа проводится во взаимодействии с инспекцией по налогам и сборам, специалистами отдела статистических работ. Справки проверок ликвидированных предприятий не составлялись, выступления в средствах массовой информации не проводились.


  1. Описание управленческой документации не проводилось. Неописанных дел на 01.01.2014 в архивном отделе нет.

  2. В 2013 году работа по переработке и усовершенствованию фондов не проводилась.

  3. Районные, городские конференции, чтения, научные семинары, краеведческие часы и другие мероприятия с участием работников архивного отдела с использованием архивных документов не проводились.

  4. На основе архивных документов были подготовлены две выставки документов: 30 мая 2013 г. в архивном отделе по теме «История Михайловского района в фотодокументах», выставлялся 61 экспонат и 02 сентября 2013 г. «История с. Михайловское и Михайловского района», выставлялся 101 экспонат.

Сотрудниками архивного отдела по материалам архивных документов подготовлены и опубликованы в газете «Сельская правда» за 2013 год две статьи «Влюбленный в русскую деревню» (от 09.11.2013 № 84) и «Три года в Михайловском» (от 30.11.2013 №90).

  1. За 2013 год было проведено 3 экскурсии: 2 тематические на темы «История образования архивного отдела Михайловского района, архивных учреждений края» присутствовало 16 человек и по теме «История образования с. Михайловское и Михайловского района» присутствовало 17 человек.

Одна обзорная экскурсия по теме «Архив: прошлое, настоящее, будущее» присутствовало 8 человек.

Школьные уроки, лекции, доклады по краеведению, архивному делу, встречи с общественностью, круглые столы - не проводились.



  1. Мероприятия к юбилейным датам, рекомендованные в указаниях к планированию не проводились.

Участие в подготовке книг, буклетов о районе не проводилось.

  1. По вопросам деятельности архивной службы, авторами которых не являются работники архивного отдела в местной прессе публикаций не было.

  2. По материалам архивных фондов жителями района проводились исследовательские работы. Наиболее интересные темы, над которыми исследователи работали с документами архивного отдела: «Политико-идеологическая жизнь в послевоенный период 1945-1953 годов на примере Михайловского района», «Лесные пожары от сухих гроз на территории Степно-Михайловского лесничества».

  3. Мероприятия по компьютеризации в 2013 году не проводились. Архивный отдел оснащен двумя компьютерами. Один компьютер класса ниже Pentium 4 (на базе Celeron-1200: тактовая частота процессора 1,20 GHz; объем оперативной памяти 120 МВ; объем жесткого диска 20 GB; оснащен CD-R, приобретен в 2003 году). Второй компьютер класса выше Pentium 4, двуядерный (на базе Intel Pentium: тактовая частота процессора 2,00 GHz; объем оперативной памяти 1,5 Gb; объем жесткого диска 160 GB +дополнительный жесткий диск объемом 500 Gb; на котором установлены специализированные программы, разработанные управлением архивного дела, «Архивный фонд, версия AF-4.3», «Фотокаталог», оснащен DVD-ромом, приобретен в 2007 году, модернизирован в 2011). На обоих компьютерах установлена операционная система Windows XP.

В архивном отделе используются специализированные программы, разработанные управлением архивного дела, «Архивный фонд, версия AF-5.0.2», «Фотокаталог», «Решения и распоряжения органов государственной власти».

Имеется локальная компьютерная сеть (2 рабочих места), выход в Internet и Web-сайт в отделе имеется.

В 2013 году продолжено заполнение базы данных (БД) программы «Архивный фонд» (версия 5.0.2), внесены записи по 2 новым описям (№ 1, № 1л) и 2 новым фондам (Р-108, Р-1л). В базу данных внесено 110 фондов, 183 описей и 1220 заголовков единиц хранения. База данных составляет 15,8 Мб.

Программа «Фотокаталог» - в 2013 году заполнялась. По состоянию на 05.12.2013 внесено 1028 ед.хр.,1768 записей, что составляет 44,5 Мб.

При переустановки операционной системы в начале 2012 года информация по базе данных «Решения и распоряжения органов государственной власти» была утеряна. В апреле 2013 года данная база данных была вновь установлена специалистами краевого государственного архива. Восстановить ранее внесенные 159 записей не удалось.

В течении года база данных восстанавливалась. По состоянию на 05.12.2013 внесено 244 записи, что составило 1,69 Мб.

29. В перечень муниципальных услуг внесены услуги, оказываемые архивным отделом: информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе и исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

Административный регламент «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе» (утвержден постановлением главы Михайловского района Алтайского края от 14.12.2011 № 757).

Административный регламент «Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (утвержден постановлением главы Михайловского района Алтайского края от 14.12.2011 № 758). Данные административные регламенты и приложения к ним размещены на официальной сайте Администрации Михайловского района Алтайского края.

По электронной почте за 2013 год поступило одно обращение граждан.

Через портал государственных и муниципальных услуг, многофункциональный центр, страницу в сети Интернет обращений граждан не было.

Сервис о ходе исполнения обращений граждан отсутствует.

30. Web-сайт не имеется, Web-страница имеется на сайте Администрации Михайловского района по адресу: http://михайловский-район.рф. На сайте размещена информация о режиме работы архивного отдела, нормативных и методических документах, выставлены образцы заявлений.

Обращения к Web-странице за 2013 год были, но выявить количество не удалось, т.к. счетчик посещений (Spylog, Hotlog) на сайте Администрации района, где размещена страничка архива не установлен.

31. Оборудование для сканирования в 2013 году не приобреталось. В архивном отделе имеется ксерокс «Canon».

32. Работа по сканированию архивных документов в 2013 году не проводилась, в связи с отсутствием оборудования.

33. Работа по оцифровке описей (сканирование) не проводилась ввиду отсутствия сканирующего устройства.

За 2013 год внесено 1220 заголовков единиц хранения в текущем году, что составляет 2,1% от общего количества единиц хранения, находящихся в архивном отделе. За предыдущие годы данный вид работ не планировался.

34. Организационные мероприятия, запланированные в соответствии с планом работы на 2013 год выполнялись.

Студенты учебных заведений практику в архивному отделе не проходили.

35. Почтовый адрес архивного отдела: пр. Октябрьский, 1, с.Михайловское, Михайловский район, Алтайский край, 658960, телефон (385-70) 22-8-01, mhlarhives@mail.ru; факс и E-mail в Администрации района (385-70) 22-4-01, mhladm58@mail.ru

Обязанности куратора архивного отдела с 01 июня 2013 года исполняет секретарь Администрации Михайловского района Бушмина Наталья Евгеньевна, сл. тел. 22-5-71

Главный бухгалтер Администрации Михайловского района Садина Елена Геннадьевна, сл.тел. 22-8-56





Начальник архивного отдела




И.А. Нестерова

05.12.2013







Коьрта
Контакты

    Главная страница


Объяснительная записка

Скачать 144.74 Kb.