Скачать 343.04 Kb.


Дата14.06.2018
Размер343.04 Kb.
ТипКонкурс

Скачать 343.04 Kb.

Обзор ведущих практик юридических служб



Обзор ведущих практик юридических служб Республики Беларусь

В период с 01.09.2013 по 28.03.2014 года редакцией журнала «Юрист» был проведен конкурс «Лучшие юридические департаменты Беларуси – 2013». В экспертный совет конкурса вошли руководители юридических служб ведущих белорусских предприятий, представители отраслевых министерств, Министерства экономики и Министерства юстиции, судьи, преподаватели, представители ведущих юридических компаний Республики Беларусь: Минский офис юридического бюро «Егоров, Афанасьев, Пугинский и партнеры», Адвокатское бюро «Степановский, Папакуль и партнеры», SORAINEN, Адвокатское бюро «ВМП Власова, Михель и партнеры», Адвокатское бюро «Сысуев, Бондарь, Храпуцкий СБХ», Revera Consulting Group.

В основу проведения конкурса было положено анкетирование участников конкурса по значимым направлениям работы юридической службы, с последующей оценкой зашифрованных анкет членами экспертного совета.

Победители определялись в 9 номинациях, в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. В каждой номинации, за исключением номинации «Финансовые услуги», определялось по 2 победителя: один победитель среди юридических служб с числом сотрудников 4 и более, и один среди юридических служб с числом сотрудников 3 и менее. Победителями стали следующие предприятия:



Номинация

Малая премия (1-3 сотрудника)

Большая премия (4 и более сотрудников)

Промышленное производство

ОАО «2566 завод по ремонту радиоэлектронного вооружения»

Группа компаний «АЛЮТЕХ»

Строительство и строительные работы (услуги)

ОАО «Белэлектромонтаж»

ОДО «Этерика»

Оптовая и розничная торговля, общественное питание

ОАО «Дом торговли Новополоцка»

ОДО «Мостра-групп»

Финансовые услуги

Не проводился

ОАО «Белагропромбанк»

Производство продуктов питания

КСУП «Совхоз-комбинат «Заря»(Мозырский район)

Иностранное предприятие «ИНКО-ФУД» ООО

Производство товаров народного потребления

СООО «Белвест»

ОАО «Моготекс»

Услуги связи, телекоммуникационные услуги, транспортные и логистические услуги

ИООО «Капш Телематик Сервисиз»

СООО «Мобильные ТелеСистемы»

Потребительские услуги

КУП «Коммунальник Калинковичский»

УП «ЖРЭО Московскогорайона г. Минска»

Бизнес-услуги

ООО «Ксорекс-сервис»

Главное хозяйственное управление Управления делами Президента Республики Беларусь

На основании изучения отдельных разделов анкет участников конкурса и полученных от участников конкурса пояснений по организации работы юридических служб, были выбраны высоко оцененные юридические практики по отдельным направлениям и были подготовлены настоящий обзор, содержащий рекомендации по организации эффективной работы. Оргкомитет конкурса благодарит РУП «Белоруснефть», РУП «Белоруснефть-Минскавтозаправка», СП «ВЕСТТРАНСЛАЙН» ООО, КПРСУП «Гомельоблдорстрой», ЗАО «Идея Банк», КУПП «Боровка», ОАО «Моготекс», СП ООО «Косвик», «Приорбанк» ОАО, ОАО «Речицкий метизный завод», РУП «Сморгонский агрегатный завод», ООО «СТА Логистик», Унитарное предприятие жилищно-коммунального хозяйства Шумилинского района, ЗАО «Энергопро», ООО «Юнивест-М», ОАО «Белагропромбанк», ИООО «Капш Телематик Сервисез» за предоставленную для подготовки рекомендаций информацию.

Организация договорно-претензионной работы юридической службы

Юридическими службами с целью соблюдения требований законодательства Республики Беларусь, защиты интересов компании и обеспечения ее безопасности, разрабатывается и внедряется комплекс мер, позволяющий эффективно управлять договорной работой и связанными рисками.



Совет № 1. Целесообразно регламентировать процесс договорной работы.

Рекомендуется использовать регламентирующей документ (например, правила ведения договорной работы), в котором будет описан четкий алгоритм договорной работы в организации: основные термины, порядок разработки типовых договоров в компании, основания и процедура их пересмотра, порядок заключения, исполнения, прекращения договорных отношений, правила и порядок оформления приложений (дополнений), замечаний к заключенным договорам, архивное хранение документов и т.п.).

Роли заинтересованных в договоре подразделений должны быть четко разделены: следует определить подразделение-инициатор договора, обязательные согласующие подразделения (их количество меняется в зависимости от вида договора и процедуры согласования), зоны ответственности каждого из подразделений по договору (т.н. зоны компетенции), установить ответственность подразделений за возможные нарушения установленных правил (процедур).

Процедура и порядок согласования договора также должны быть описаны. В процессе согласования условий договора с контрагентом рекомендуется четко разделять функции подразделений по проведению переговоров (юристы должны общаться с юристами контрагента, менеджер компании – с соответствующим должностным лицом контрагента и т.п.). Приоритет следует отдавать переговорам и достижению предварительного согласия на ту или иную редакцию договора, а не подготовке дополнительных документов к договору и усложнению договорной работы (протоколы разногласий, урегулирования разногласий и т.п.).

В случае несогласия контрагента с типовой формой договора компании, может быть подготовлен новый договор, учитывающий интересы обеих сторон. В ситуации, когда контрагент настаивает исключительно на своем варианте договора без возможности внесения в него корректировок, должна быть предусмотрена процедура выдачи заключений о рисках подразделениями-экспертами, после анализа которых подразделение-инициатор принимает решение о заключении договора с контрагентом либо об отказе от него.

Рекомендуется вводить систему контроля (аудита, в том числе выборочного) результатов ведения договорной работы подразделениями-экспертами (юридический отдел, финансовая служба).



Совет № 2. Рекомендуется разработать бланки типичных для организации договоров и памятки, описывающие порядок заключения договоров.

Для эффективной организации договорной работы зачастую используются типовые договоры. Требования к разработке, актуализации, использованию типовых форм договоров следует установить в ЛНПА (например, в правилах ведения договорной работы). Решение о разработке типовых форм договоров принимается юридической службой исходя из объема неоднократно совершаемых компанией типовых сделок и (или) совершаемых не часто, однако рисковых для компании.

Бланки договоров могут быть разработаны на все виды договоров, исходящие от компании, и для постоянных «входящих» контрагентов. Разработку типового договора целесообразней осуществлять юридической службе с последующим его согласованием со службой-инициатором, финансовым подразделением. В бланк договора помимо обязательных законодательно предписанных и существенных для соответствующих правоотношений условий, следует включить так называемые «превентивные» условия, наиболее приемлемые для компании. Такие условия формируются на основе анализа исполнения договоров, возникавших при их исполнении трудностей и негативных последствий с целью предупредить возможные риски и повторение ошибок.

Вместе с тем, для сохранения гибких подходов при обслуживании клиентов на предприятии может быть разработан ЛНПА, который содержит перечень условий, которые могут быть включены в договор в отступление от типовых условий. Такие условия должны быть согласованы всеми службами, в том числе и юридической, что не будет требовать дополнительного согласования при заключении конкретного договора.

Юрист участвует в проведении переговоров по заключению договоров нечасто, как правило, при согласовании условий нетипичных для компании и крупных рискованных сделок. На практике, проведением переговоров и подготовкой проектов договоров занимаются, как правило, специалисты соответствующего предмету договора направления деятельности. Они же выступают первичным звеном при согласовании проектов договоров, представленных контрагентом. Для первичной проработки соответствующими специалистами наиболее часто встречающихся в деятельности компании видов договоров юрист также может разработать соответствующие письменные памятки, которые будут содержать обязательные законодательные и желательные для компании условия договоров соответствующего вида.

Типовую форму договора следует утвердить у руководителя организации, после чего её текст рекомендуется защитить от несанкционированного внесения изменений и разместить в электронной системе в доступной для службы-инициатора форме, в частности, в базе данных. Работники заполняют поля договоров, доступные для редактирования. Бланки договоров в последующем на согласование юристу могут не предоставляться, а ответственность за их заполнение будет лежать исключительно на исполнителе.

Стандартизация функций сотрудников предприятия касается не только разработки типовых договоров, но и типизации бизнес-процессов, связанных с работой с клиентами. Стандартизация и использование типовых форм позволит сократить затраты рабочего времени как сотрудников юридической службы, так и других работников, в итоге – быстро и качественно заключить сделку с клиентом.

Совет № 3. В некоторых случаях для разработки текста договора следует привлекать различных специалистов.

В случае разработки сложных договоров, которые не поименованы в законодательстве, и не являются типичными для предприятия, может быть создана комиссия. В состав комиссии включаются подразделение-инициатор, а также работники служб отвечающих за ту или иную главу договора в соответствие со своими должностными обязанностями, в том числе с обязательным привлечением специалистов юридической службы и бухгалтерии. При этом ответственность специалистов за ту или иную главу договора может закрепляться в соответствующем ЛНПА (например, в Положение о порядке заключения, исполнения, изменения и расторжении договоров возможно включение главы «Компетентность и ответственность служб за условия договора»).



Совет № 4. Для оптимизации работы специалистов иных структурных подразделений целесообразно разрабатывать памятки по использованию типовых форм договоров.

В практике работы ряда юридических служб принято разрабатывать памятки по использованию форм типовых и примерных договоров для специалистов структурных подразделений с указанием правил заполнения, пределов изменения условий.

Немаловажной частью работы с типовыми формами договоров является анализ исполнения типовых договоров, недостатков, которые выявились при их исполнении, протоколов разногласий, подписанных к указанным договорам. На основании такого анализа юридической службой разрабатываются изменения в типовые договоры, которые согласовываются со всеми заинтересованными службами и включаются в типовые договоры на следующий период.

Совет № 5. Для систематизации работы с договорами можно использовать корпоративную информационную систему.

В корпоративной информационной системе могут фиксироваться особенности заключаемых договоров (не типовых) и формироваться соответствующие напоминания по особенностям договоров менеджерам, работающим с конкретными контрагентами предприятия. Например, это могут быть особенности, связанные с валютой платежа, длительностью отсрочки, дополнительными обязанностями и ответственностью сторон и пр.

В единой информационной системе может учитываться и фиксироваться и претензионная деятельность. Каждая поступившая претензия при этом вносится в электронную базу, при этом количество заполняемых юристом полей минимальное. Вся последующая работа по претензии, в т.ч. хранение копий собранных документов и фотографий, подготовка ответа на претензию будет вестись в информационной системе. При этом любой сотрудник компании, имеющий соответствующие права доступа может по номеру претензии или по иным критериям поиска найти конкретную претензию и увидеть документы по ней, у кого из юристов она находится в работе, что было сделано и какой результат на текущем этапе достигнут.

Автоматизация рабочих мест специалистов, участвующих в ведении договорной работы позволит сократить время на выполнение своих функций, обеспечит быстрый доступ к нужной информации, сохранит электронную историю всех совершаемых операций с договором и т.п.



Совет № 6. Рекомендуется использовать различные механизмы, защищающие организацию от непогашенной дебиторской задолженности.

Для увеличения эффективности договорно-претензионной работы в связи с реальными рисками несвоевременности расчетов по договорам с резидентами Республики Беларусь могут быть использованы следующие механизмы: условия об удержании и залоге имущества, снижение срока рассмотрения претензии до пяти дней, одобрение электронной переписки по исполнению договора, выражение стоимости договора в иностранной валюте с оплатой в национальной валюте по курсу Национального банка Республики Беларусь на день оплаты.

Следует отметить, что зачастую надлежащим образом и своевременно оформляемые другими специалистами в ходе исполнения сделки документы (например, своевременно проведенная сверка расчетов) позволяют упростить работу юриста путем взыскания долгов в приказном производстве. Защита интересов компании строится на упреждение и начинается она уже с осмотрительности при выборе контрагентов: тендеры, проверки службы безопасности и т.д. Юрист здесь может участвовать в информационной разведке данных о контрагенте из профессиональных источников: сведения из ЕГР, нахождение в стадии ликвидации, банкротства, данные реестра бланков строгой отчётности и т.п. Таким образом, целесообразно ввести четкую систему проверки контрагентов (в том числе с использованием платных источников информации).

***


Вышеуказанные меры позволят управлять процессом договорной работы, эффективно и оперативно выявлять и корректировать отклонения, не иметь неконтролируемой просроченной дебиторской задолженности, в том числе за счет установления финансовых требований к контрагенту.

Участие юридической службы в принятии управленческих
и стратегических решений


Совет № 7. Юридической службе рекомендуется активно участвовать в управленческой деятельности предприятия, стратегическом планировании и оценке направлений развития с точки зрения обеспечения законности и соблюдения норм права.

Юридические службы зачастую подчиняются напрямую высшему руководству субъекта хозяйствования, что позволяет иметь относительную независимость от других подразделений и руководителей. Независимость юридической службы и прямое подчинение первому лицу компании позволяют юристам иметь необходимый властный статус, который вынуждает работников учитывать рекомендации юристов в решении бизнес-задач. Начальник юридической службы может быть интегрирован в органы управления общества и входить в состав дирекции, а также присутствовать на заседаниях наблюдательного совета, собраниях акционеров, участвовать в проведении деловых переговоров. Это обеспечивает возможность давать объективную текущую оценку в процессе работы, независимую оценку итоговых решений, выработку беспристрастных рекомендаций по утверждению директором и исполнению коллегиальных и/или комиссионных решений.

Юрист должен быть вправе сам инициировать проведение совещаний для принятия управленческих решений, необходимых для выполнения им своей работы. Немаловажна и роль юриста в качестве слушателя и наблюдателя хода коллегиальных совещаний и обсуждений: высказанные доводы, обмен мнениями, мотивация и т.д. в некоторой степени облегчают правовую проработку вопроса с точки зрения его глубокого практического анализа.

Если, по мнению юриста, принятое решение или проект не может быть реализован или документ принят в предложенном варианте, юрист принимает меры для поиска законной альтернативы, выработки приемлемой редакции документа. Юрист вправе по своему усмотрению привлекать к участию в своей работе руководителей подразделений и отдельных специалистов или организовывать совместную работу.



Совет № 8. Ориентируйтесь в работе не только на решение возникающих проблем, но и на выявление и предупреждение возможных рисков.

Работа юридической службы может строиться на сочетании двух подходов. Первый подход, традиционный, состоит в том, что юридическая служба предприятия защищает интересы компании тогда, когда эти интересы под угрозой, то есть решает уже возникшие проблемы и дает рекомендации тогда, когда об этом просят. Второй, который находит все большее распространение на современном этапе, - юридическая служба компании несет ответственность за всестороннее правовое сопровождение деятельности компании и обязана предотвратить события, несущие негативные последствия для бизнеса и для компании в целом.



Влияние юридической службы на деятельность иных служб

Юридическая служба в организации является внутренним интегратором законности на всех уровнях, инициатором локального нормотворчества, обеспечивает функционирование и описание в локальных актах бизнес-процессов. Юридическая служба влияет на организацию и деятельность иных служб путем разработки типовых договоров, ознакомления работников субъекта хозяйствования с законодательством и изменениями в законодательстве, касающимися их деятельности, участия юридической службы в совещаниях других служб.



Локальное нормотворчество

Совет № 9. Рекомендуется своевременно выявлять и устранять пробелы в локальном правовом регулировании.

Юридической службе целесообразно осуществлять аудит деятельности предприятия с тем, чтобы своевременно выявлять отсутствие либо недостаточность локальных нормативных правовых актов (далее – ЛНПА), и устранять обнаруженные пробелы. Локальное нормотворчество позволяет избежать возложения на юридический отдел несвойственных ему функций, которые могут и должны выполнять другие подразделения предприятия. Для этого в ЛНПА, издаваемым по ключевым вопросам, возникающим в процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия, следует распределять зоны ответственности.

Для небольших юридических служб локальное нормотворчество помогает снизить нагрузку на юридическую службу. Руководствуясь принципом «легче научить, чем за кого-то работать» на одном из предприятий удалось построить систему, где каждый отдел четко выполняет свои функции. Структурные подразделения самостоятельно готовят приказы, контракты, изменения, дополнения к ним, договоры на обучение. Юрист только визирует подготовленные приказы.

Совет № 10. Процесс разработки ЛНПА должен быть строго алгоритмизирован.

Разработка ЛНПА может осуществляться группой специалистов, которые в силу должностных обязанностей отвечают за их создание, курируют направление проектной работы, а также заинтересованы в их наличии. Проект ЛНПА проходит согласование внутри компании и утверждается руководителем компании. При выявлении новых, неурегулированных ранее вопросов в бизнес-процессах компании, юридической службе следует инициировать процесс урегулирования: внести соответствующие предложения руководителю компании для утверждения формы ЛНПА, требуемого к разработке, состава рабочей группы, сроков создания продукта.

Юридическая служба может участвовать в разработке ЛНПА компании либо как инициатор и разработчик документа по наиболее важным общим вопросам деятельности компании, иногда и узко специализированным, либо путём согласования их проектов. Как правило, проекты ЛНПА разрабатываются руководителями, специалистами по направлениям деятельности. Причём, независимо от предмета регулирования, оценку проекта юристом всегда следует проводить в полном объёме: соответствие законодательству, интересам компании, другим локальным актам, регулирующим данный вопрос или сферу деятельности, целесообразность принятия, необходимость разработки актов в развитие или дополнение данного, возможность наиболее рационального способа актуализации и т.д.

Регламентации бизнес-процессов, требующих участия юридической службы, может быть организована следующим образом: потребность в каждом процессе, его суть и содержание, состав участников должны изначально сложиться в установившейся практике, после чего быть задокументированными, что позволяет добиться гармонии между описанием процесса и его практической реализацией.



Обеспечение законности в деятельности других служб и ознакомление с изменениями законодательства

Совет № 11. Для обеспечения законности в деятельности других служб следует осуществлять проверку знаний соответствующих специалистов.

Юридическая служба может являться участником-инициатором рабочей группы по разработке комплекса мер по проверке профессиональных знаний сотрудников подразделений компании. Проверку с участием юридического отдела следует проводить на предмет знания требований ЛНПА компании и внешнего законодательства, регламентирующего работу соответствующего подразделения компании. Работа комиссии не должна быть формальной: по результатам проверки должны быть подведены итоги и выявлены слабые места в знаниях работников проверенного подразделения. Для устранения пробелов юридической службе рекомендуется подготовить перечень материалов и провести обучение по проблемным темам.



Совет № 12. Рекомендуется проводить регулярное правовое обучение различных сотрудников организации.

Можно отметить существование практики по обучению вновь принятых работников основам права: трудового, гражданского, экологического, административного и др. Кроме этого, юридические службы ряда предприятий регулярно проводят собрания в структурных подразделениях, направленные на ознакомление работников предприятия с законодательством, регулирующим их деятельность, разъяснение порядка применения определенных норм и т.п. Проведение таких собраний позволяет существенно сэкономить рабочее время сотрудников юридической службы и не отвлекаться в течение дня на дачу консультаций по одним и тем же вопросам.

Для ознакомления сотрудников с изменениями законодательства, юридическая служба должна ежедневно изучать изменения законодательства и при наличии изменений, касающихся подразделений компании, может высылать их с комментариями о применении сотрудникам. Таким образом, достигается информирование и своевременное реагирование на происходящие изменения.

Участие юридической службы в работе иных подразделений

Юридическая служба может принимать участие в совместных совещаниях с подразделениями компании. По результатам проводимых совещаний контроль за исполнением принятых решений или обязанность по выработке альтернативного варианта решения достаточно часто возлагается на юридическую службу.



Совет № 13. Для своевременного выявления и предотвращения возможных рисков юридической службе следует проводить регулярный внутренний аудит деятельности иных структурных подразделений организации.

Основной работой юридической службы зачастую является выявление рисков и управление ими путем оценки и анализа, подготовки рекомендаций по предупреждению, минимизации, устранению последствий рискованных мероприятий и их причин. Чаще всего такие риски выявляются в ходе оценки и выполнения юридической службой поставленных задач. Юридической службе целесообразно предоставлять право проводить аудит документооборота компании, отдельных подразделений и служб на предмет действительности, достаточности имеющихся документов и их соответствия требованиям законодательства, интересам компании. Юридическая служба вправе запрашивать необходимые ей информацию и документы непосредственно у работника, в компетенцию которого входит решение тех или иных вопросов, при необходимости поставив об этом в известность руководителя подразделения, к работнику которого обратился сотрудник юридической службы. Сотрудникам юридической службы, как правило, не должен ограничиваться доступ к конфиденциальной информации и к носителям коммерческой тайны для использования в работе. В то время как информация, исходящая от сотрудников юридической службы, может быть дозирована в зависимости от характера запрашиваемой информации, статуса обратившегося с запросом лица и т.д.

Для обеспечения эффективной работы по выявлению и предотвращению рисков в структуру юридической службы может входить бюро по экономической безопасности. На бюро возлагаются следующие обязанности:


    • проведение антикоррупционных мероприятий;

    • воспитательно-профилактическая работа с персоналом по вопросам обеспечения экономической безопасности предприятия, в том числе по охране коммерческой тайны;

    • организация взаимодействия с правоохранительными организациями по вопросам экономической безопасности предприятия;

    • проведение служебных расследований по фактам причинения ущерба предприятию;

    • получение аналитическим и другим законным путем информации о контрагентах, клиентах и лицах из числа персонала, в действиях которых содержится угроза интересам предприятия, и подготовка предложений руководству по нейтрализации этих угроз;

    • контроль за осуществлением закупок товаров (работ, услуг).

Совет № 14. Рекомендуется организовать систему фиксации работы с контрагентами по договорам.

Для эффективной работы с договорами может использоваться специальная база, в которой содержится необходимая информации по всем договорам (а не только бухгалтерская). Речь идет о фиксировании истории работы с контрагентом по договору: оплаты, с номерами и датами платежных документов, отгрузки, с номерами и датами ТТН, а также по какому обязательству они возникли, принимаемые меры. В некоторых организациях соответствующая программа сама формирует не только типовой (бухгалтерский) акт сверки расчетов, но и сделанный по инициативе юридической службы акт сверки с конкретно взятыми обязательствами. Это позволяет быстро определить кредиторскую или дебиторскую задолженность, найти, при необходимости, в бухгалтерии копии первичных учетных документов, рассчитать штрафные санкции. Такая система регистрации и хранения договоров позволяет работникам юридической службы составить претензию, заявление в суд или подготовить отзыв, не выходя из кабинета, что значительно экономит рабочее время и увеличивает качество подготавливаемых документов.

Использование систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-систем) не только для разрешения коммерческих вопросов, но и в работе юридических служб, встречается достаточно часто. Это позволяет при разрешении правовых вопросов анализировать необходимую информацию и предоставлять свои заключения быстро и качественно.

Совет № 15. В процессе работы по документом рекомендуется взаимодействовать непосредственно с исполнителем.

В процессе работы с документами, предоставляемыми в юридическую службу, все возникающие вопросы рекомендуется прорабатывать совместно с работником, предоставившим эти документы. Это помогает более точно понять проблему и найти самый оптимальный вариант решения. Непосредственная работа с исполнителем позволяет разъяснить ему причины, по которым документ нуждается в доработке или изменении, и тем самым повысить правовой уровень работника.



Внутренняя организация деятельности юридической службы

Для большинства юридических служб характерно использование программных средств учета и распределения заданий, высокий уровень интеграции юридической службы в бизнес-процессы, серьезное отношение к личной удовлетворенности сотрудников от работы в конкретной юридической службе, постоянный анализ работы юридической службы в целях поиска инновационных решений.



Учет и распределение имеющихся заданий

Совет № 16. Руководителю юридической службы для распределения заданий с учетом специализации, уровня знаний и занятости сотрудников рекомендуется использовать специальные программные средства.

Для оптимизации работы юридической службы существует практика использования специально разработанного программного комплекса. Суть данного ресурса заключается в сведении всех источников поступления запросов на поддержку юридической службы к одному ресурсу, доступному авторизованному сотруднику из любой точки посредством сети Интернет. В практике работы одной из компаний, в случае возникновения необходимости получения поддержки от юридической службы, сотрудник любого подразделения компании заполняет в онлайн-режиме заявку с описанием проблемы, сутью запроса, его приоритетности, предпочтительных сроков решения. Каждая такая заявка автоматически попадает на согласование непосредственного руководителя автора запроса и, в случае одобрения непосредственным руководителем, попадает на исполнение в юридический отдел. Запросы автоматически сортируются системой в зависимости от выставленного приоритета и срока исполнения. При этом автор запроса, его руководитель и иные сотрудники компании (в зависимости от уровня доступа) в любое время и из любой точки мира могут отслеживать ход исполнения запроса.

Такое решение позволяет структурировать порядок взаимодействия разных служб компании с юридическим отделом и повысило его эффективность, в том числе путем:

- более четкой постановки задач перед сотрудниками юридического отдела;

- облегчения оценки загруженности сотрудников юридического отдела, что позволяет более равномерно распределять задачи между ними;

- предоставления возможности более эффективно планировать свое рабочее время сотрудниками юридического отдела;

- снижения потока неэффективных, невостребованных запросов.

Также существует практика внедрения системы электронного документооборота, учитывающей движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения. Учет имеющихся заданий у сотрудников юридической службы строится на базе данной системы с учетом следующего:

- вся внешняя и внутренняя корреспонденция поступает на рассмотрение руководителю юридической службы;

- руководитель распределяет задания между своими заместителями по направлениям рассматриваемых ими вопросов, которые, в свою очередь, направляют задания руководителям соответствующих отделов службы;

- текущий контроль за ходом выполнения полученных заданий юристами службы и обсуждение текущих вопросов по заданию осуществляет руководитель отдела;

- результаты и сроки выполнения задания контролируются руководством юридической службы.

Система электронного документооборота позволяет четко распределять задачи, осуществлять постоянный оперативный контроль за ходом выполнения заданий и соблюдением сроков их исполнения.

Необходимо отметить, что четко организованный автоматизированный документооборот – надежный союзник юриста в работе с большим объемом документов, обеспечивающий соблюдение важных в работе юристов сроков.

Вместе с тем, как показывает практика, отсутствие систем электронного документооборота не является препятствием в организации учета и распределении заданий. Так, руководителем одной из юридических служб ведется журнал учета поступающих распоряжений руководства, входящих документов из других организаций с резолюциями «для принятия решения» и «к исполнению», которые берутся на контроль и направляются непосредственному исполнителю – работнику юридической службы с указанием срока выполнения. Ведение указанного журнала позволяет контролировать стадию, срок исполнения каждого документа, поступающего в юридический отдел, и, что самое главное, результат и объем работы каждого сотрудника.
Специализация и взаимозаменяемость сотрудников юридической службы

Следует отметить, что чаще всего специализация сотрудников юридической службы достигается выделением в рамках юридической службы отдельных структурных подразделений с конкретным функционалом (договорный отдел, претензионно-исковой и т.д.). При отсутствии структурного деления твердое документальное закрепление специализации практически не встречается. Специализация носит весьма условный характер и обеспечивается путем распределения заданий руководителем.

В некоторых юридических службах существует деление на 2 сектора: претензионно-исковой и договорной работы. При этом распределение осуществляется таким образом, чтобы не ограничивать сотрудника, например, только договорной работой, но и поручать периодически рассмотрение претензий и участие в судебных процессах, в целях обеспечения максимального профессионального роста сотрудников и создания полноценной системы взаимозаменяемости.

Одним из способов организации работы юридической службы является планирование работы (составление плана на год, полгода, квартал), что обеспечивает рациональную организацию рабочего времени не только юридической службы, но и взаимодействующих подразделений.



Совет № 17. Для обеспечения взаимозаменяемости сотрудников рекомендуется использовать внутри юридической службы информационные системы и осуществлять совместную работу над некоторыми задачами.

Использование программных средств организации работы юридической службы также может содействовать взаимозаменяемости сотрудников юридической службы. Благодаря наличию специального ресурса, каждый сотрудник будет осведомлен о том, какие вопросы стоят на повестке дня отдела, и будет в курсе того, какой деятельность занимаются его коллеги. Также есть возможность в любой момент времени посмотреть график судебных заседаний и иных важных событий. Руководитель и сотрудники юридического отдела зачастую обеспечивают максимально прозрачный информационный поток в подразделении, и, как показывает практика, это приносит свои плоды: отсутствующего юриста с легкостью заменяют его коллеги.

Важным элементом взаимозаменяемости сотрудников, особенно в работе небольших юридических служб, является совместная работа над наиболее сложными вопросами, обсуждение текущих заданий и обмен мнениями в процессе работы. Тем самым достигается осведомленность о работе друг друга, повышается профессиональный уровень и расширяются компетенции.

Регламентация работы юридической службы

Совет № 18. Работа юридической службы должна быть четко регламентирована в ЛНПА.

Чаще всего регламентация работы юридической службы осуществляется в ЛНПА, касающихся бизнес-процессов компании (Положение о договорной работе, Положение о претензионно-исковой работе и т.д.). Вместе с тем, деятельность юридической службы может регламентироваться как в ЛНПА общего характера (например, в положении о договорной работ), так и в специальных ЛНПА (например, в положении о юридической службе). Добросовестное составление ЛНПА и исключение формального подхода к этому процессу позволяет составить реально работающие правила.

Регламенты работы юридической службы в основной своей массе призваны установить период времени, необходимый юристу для решения конкретного вопроса, а также определить действия, которые юрист должен осуществить с целью формирования у него правильной правовой позиции. При этом иногда юридическая служба при реализации таких регламентов сталкивается с некоторым противодействием других служб. В частности, могут иметь место непонимание отдельными службами роли и места юридической службы в системе предприятия, стремление решать отдельные вопросы как можно быстрее за счет сокращения времени, необходимого юристу для изучения документов, непонимание того, что совершение юристом определенного действия или выдвижение определенного требования обосновано правовыми нормами, а не субъективным мнением.

Следует отметить, что регламентация работы юридической службы зачастую определяется через регламентацию ее взаимодействия с другими службами.



Инновационные решения в работе юридических служб.

Совет № 19. При наличии сложной структуры предприятия целесообразно использовать видеоконференц-связь для обсуждения и разрешения рабочих вопросов.

Одним из направлений инновационного развития юридических служб является активное использование систем видеоконференц-связи, которые позволяют организовать более оперативное и более «живое» общение для разрешения рабочих вопросов. Это особенно актуально для предприятий с разветвленной структурой (много филиалов, представительств, дочерних предприятий, географически расположенных в разных местах, в том числе и за пределами Республики Беларусь), причем данные системы используются как для общения сотрудников юридической службы между собой, так и для общения юридической службы с другими подразделениями.



Совет № 20. Рекомендуется использовать электронные архивы документов, к которым будет обеспечен доступ сотрудникам юридической службы.

Инновационным решением является использование электронного архива документов компании, что позволяет хранить документы, легко находить их и получать к ним доступ из любого места. Близкими по своей сути к архиву являются различные «базы знаний». Всем юристам предоставляется доступ к электронному ресурсу, в котором размещены все значимые документы, которые могут быть полезны в работе. Поступающие извне документы сканируются, создаваемые в системе электронного документооборота выгружаются непосредственно из системы электронного документооборота. Вся информация размещается в базе с возможностью поиска по различным критериям: хронологически, по адресатам, по темам, по видам документов. Как показывает практика, также полезно использовать базу данных наиболее значимых дел, рассмотренных с участием предприятия. В эту базу включаются все материалы по таким делам, которыми можно пользоваться при разрешении подобных ситуаций.



Управление человеческими ресурсами юридической службы

Вопросы мотивации, равно как и оценки качества работы сотрудников юридической службы, являются достаточно сложными и не имеющими какого-то одного очевидного решения. Чаще всего материальное стимулирование осуществляется посредством премирования, однако, критерии премирования не всегда являются достаточно четкими, измеримыми и учитывающими особенности юридической профессии.



Совет № 21. Для справедливой оценки эффективности работы юриста следует осуществлять анализ качества его текущей деятельности, а не только формальных показателей и количественных критериев.

Так, для выработки системы оценки эффективности используется анализ текущей деятельности путем «фотографирования» рабочего дня. С учетом наличия творческого аспекта в работе юриста количественные критерии и формальные показатели при оценке деятельности юристов применять не эффективно. Кроме того, наиболее адекватно оценить работу юриста может только юрист. Исходя из этого, руководителю юридической службы целесообразно регулярно оценивать работу юристов с последующим обсуждением результатов с каждым из работников.

Количественные показатели и сроки могут быть оценены благодаря системе электронного документооборота. Что касается качества выполненной работы, то его позволяет оценить система двойного контроля: практически любой документ рассматривается и визируется исполнителем, а затем проверяется и визируется начальником отдела. Такой порядок визирования и прохождения документов позволяет не только оценить руководством работу исполнителей, но и снизить правовые риски.

Совет № 22. Наряду с материальной мотивацией целесообразно использовать меры нематериального стимулирования.

В практике работы различных юридических служб в основном используются позитивные формы стимулирования, что, в первую очередь, возможно благодаря дружественному микроклимату в коллективе. Наряду с материальной мотивацией в юридических службах широко применяются инструменты нематериального стимулирования, в том числе признание заслуг работника и соответственно предоставление ему возможности карьерного роста, награждение, проведение конкурсов идей, различных корпоративных мероприятий, предоставление возможности для получения дополнительного образования, повышения квалификации т.д. Но главным стимулирующим эффектом может служить благоприятная атмосфера, формирование которой является одной из задач руководителя.

Вместе с тем, руководство одной юридической службы, осознавая возрастающий уровень компетентности работников юридической службы и быстро меняющийся современный рынок труда, внедряет практику анкетирования в целях выявления лояльности работников и их мотивации, а также эффективности применяемых мер стимулирования. В результате было выяснено, что одним из основных факторов, позволяющих юридической службе удерживать работников, является чувство сопричастности к сплоченной команде профессионалов.

Следует учитывать, что вопрос мотивирования сотрудников лежит не только в материальной плоскости, хотя и этот аспект безусловно присутствует, но и в плоскости предоставления открытых возможностей для самореализации посредством выполнения интересных, нестандартных задач; в плоскостях создания общей высокой корпоративной культуры, предоставления возможности для роста вместе с компанией, постоянного обучения и самосовершенствования.

Если говорить о практических аспектах системы мотивирования, то, например, в одной организации с каждым из сотрудников юридической службы помимо трудового договора подписывается контракт, который определяет согласованные с самим работником задачи на определенный период времени и закрепляет систему премирования работника по результатам выполнения или невыполнения данных задач.

Регулярно посредством анкетирования сотрудников проводится оценка эффективности работы руководителя отдела, при этом по результатам анкетирования вычленяются подходы руководителя, которые должны быть улучшены или оптимизированы, что позволяет руководителю совершенствовать методы своей работы.



Совет № 23. Для обеспечения успешной работы юридической службы рекомендуется ответственно подходить к поиску новых сотрудников и осуществлять их обучение.

Поиск новых сотрудников для юридической службы может осуществляться как из открытых источников (интернет, организации по подбору персонала), так и с использованием контактов юридического сообщества (как практикующих юристов, так и преподавателей юридического факультета БГУ). Обучение нового сотрудника целесообразно проводить планово и поэтапно в процессе трудовой деятельности, с постепенным увеличением сложности и объема возлагаемых задач. Новому сотруднику может назначаться куратор из работников юридической службы, который будет помогать адаптироваться к новому месту работы, влиться в трудовой коллектив, а также оказывает содействие в выполнении задач, возложенных на сотрудника.

Для вновь принимаемых сотрудников может быть разработана система адаптации, включающая в себя, в том числе, прохождение работниками ряда интерактивных учебных курсов на внутреннем учебном портале. Курсы подготовлены наиболее опытными специалистами компании и описывают правовые, технологические и иные особенности сферы деятельности компании.

Профессиональный уровень юридической службы

Совет № 24. Для обеспечения высокого профессионального уровня сотрудников юридической службы рекомендуется изучать соответствующие периодические издания, посещать семинары, курсы повышения квалификации.

Для успешных юридических служб характерно приобретение достаточно широкого спектра периодических изданий (как минимум, 1 или 2), посещение семинаров, курсов повышения квалификации.

Для каждого работника может быть разработана программа профессионального и личностного развития. В рамках данной программы развития и оговоренного бюджета сотрудник посещает те курсы, семинары, обучающие программы, которые максимально подходят для его профессионального и личностного развития.

Также может быть организована система обмена между сотрудниками собранными данными о правоприменительной и судебной практике, изменениях законодательства стран, в которых компания активно ведёт свой бизнес. Подобный обмен знаниями может производиться посредством ежемесячных выступлений каждого сотрудника перед коллегами в отделе с последующими обсуждением и обменом мнениями.

Вопросы обмена информацией и опытом в рамках большой юридической службы могут быть решены с помощью периодических корпоративных семинаров. В ходе таких обучающих программ удается обсудить наиболее актуальные вопросы применения законодательства, поделиться опытом, разобрать актуальные проблемы.

Для обеспечения высокого профессионального уровня сотрудников в организации иногда разрабатывается положение о порядке повышения квалификации работниками предприятия, согласно которому ежегодно разрабатывается план повышения квалификации специалистов, в том числе и специалистов юридической службы.

В практике работы некоторых юридических служб можно выделить 2 направления повышения квалификации, каждое из которых преследует свои цели.

Первое направление повышения квалификации, рассчитанное на всех сотрудников всех подразделений юридической службы предприятия, включает в себя:

- проведение обучения по нормативным правовым актам, требующим особого внимания и наиболее часто применяемым в работе;

- организацию и проведение семинаров на базе обособленных подразделений предприятия с привлечением внешних лекторов;

- участие в семинарах, форумах, конференциях проводимых в Республике Беларусь;

- самообразование по формирующимся в процессе работы юридической службы материалам.

Второе направление повышения квалификации в большей степени рассчитано на руководящий состав юридической службы головного предприятия, поскольку им наряду с правовой работой могут осуществляться управленческие, административные функции, непосредственное взаимодействие с органами управления, комитетами и комиссиями предприятия.

Данное направление повышения квалификации включает в себя:

- получение второго высшего образования;

- обучение в магистратуре;

- обучение по программам бизнес-курсов, направленным на совершенствование управленческих навыков и методов юридического администрирования, в том числе и за пределами Республики Беларусь.



Совет № 25. Эффективной работе юридической службы способствует взаимодействие с профессиональным сообществом, которое может осуществлять, в том числе, путем участия в отраслевых ассоциациях.

Взаимодействие с профессиональным сообществом позволяет систематизировать собственный опыт и распространить его путем участия в различных семинарах, конференциях, круглых столах, написания статей и т.д.

Высокий уровень взаимодействия юристов организации с профессиональным сообществом достигается благодаря наличию активно работающих отраслевых ассоциаций: «Ассоциация банков», «Союз строителей», «Ассоциации застройщиков объектов жилищного строительства», а также вовлечению субъектов хозяйствования посредством участия в ассоциации в процесс общественного обсуждения проектов нормативных правовых актов.

Являясь одним из инициаторов (учредителей) создания профессионального объединения – Ассоциации застройщиков объектов жилищного строительства (далее – ОЖС), юридическая служба одного из участников конкурса принимает активное участие в ее основных направлениях деятельности: в развитии партнерства между государством и бизнесом в области жилищного строительства, а также в решении вопросов, которые возникают в практической деятельности застройщиков и требуют вмешательства на государственном, в том числе и в большей части – на законодательном уровне.

Опыт активного членства в Ассоциации застройщиков ОЖС позволяет предприятию вести продуктивный диалог с правительством, государственными органами по актуальным вопросам развития жилищного строительства, вносить предложения в разработку и совершенствование нормативно-правовой базы, основываясь на практическом опыте.

Посредством обсуждения за круглым столом организаций-членов Ассоциации проблемных вопросов в сфере жилищного строительства, в области его законодательного регулирования, юридическая служба получает и в то же время делится ценным опытом в решении проблемных вопросов, возникающих в процессе деятельности в строительной отрасли.

При возникновении вопросов в правоприменительной практике и ситуаций неоднозначного толкования той или иной нормы юридическая служба предприятия вносит от имени предприятия в Ассоциации застройщиков ОЖ свои предложения. В свою очередь Ассоциация застройщиков ОЖС представляет предложения по внесению изменений и дополнений в действующие нормативные правовые акты. При необходимости Ассоциация застройщиков ОЖС самостоятельно готовит проекты необходимых нормативных правовых актов. Подготовленное юридической службой предприятия соответствующее заключение направляется в адрес Ассоциации застройщиков ОЖС (в электронном виде и на бумажном носителе), которая обобщает полученную информацию, выносит на обсуждение на Совет или рабочее заседание Ассоциации застройщиков ОЖС, затем направляет заинтересованному государственному органу предложения от имени Ассоциации застройщиков ОЖС.

Взаимодействие юридической службы предприятия с Ассоциацией застройщиков ОЖС осуществляется в различных формах:

- рассмотрение проектов нормативных правовых актов, направленных Ассоциации застройщиков ОЖС государственными органами, подготовка и внесение предложений, замечаний, уточнений с учетом правил нормотворческой техники.

- самостоятельная подготовка проектов нормативных правовых актов, изменяющих или дополняющих действующие нормативные правовые акты, специальных нормативных правовых актов частного характера (в отношении конкретных застройщиков – членов Ассоциации застройщиков ОЖС), обоснования для государственных органов необходимости принятия соответствующих нормативных правовых актов.

В ряде случаев юридической службе предприятия приходилось принимать участие от имени и в интересах Ассоциации застройщиков ОЖС в обсуждении проектов нормативных правовых актов в министерствах и ведомствах, в рабочих группах, созданных для решения проблемных вопросов в строительной отрасли.

Среди достижений Ассоциации застройщиков ОЖС – проект указа о девелоперской деятельности с предложением разграничения строительства жилья с господдержкой и строительства на коммерческой основе. Ассоциация застройщиков ОЖС с непосредственным участием юридической службы предприятия внесла большой вклад в актуализацию и совершенствование нормативных правовых актов в строительной деятельности, в том числе регламентирующих правоотношения в области:

- профессиональной аттестации в строительстве;

- проведения конкурсов по выбору застройщика;

- размещения, обращения и погашения жилищных облигаций;

- регистрации незавершенного строительством жилищного объекта;

- изъятия и предоставления земельных участков;

- долевого строительства;

- инвестиционной деятельности;

- определения требований к застройщику, его ответственности и других.

Членство предприятия в Ассоциации застройщиков ОЖС предоставляет работникам своей юридической службы большое преимущество перед другими корпоративными юристами. Не обладая законодательной инициативой, субъект хозяйствования через свою юридическую службу может быть реальным участником нормотворческого процесса.

В рамках ассоциаций и отраслевых объединений проходит достаточно большая работа по проведению конференций, семинаров, организовывается обмен опытом. Это позволяет непосредственно участвовать в поиске правовых решений и эффективно перенимать опыт коллег.



Относительно прямого участия юридических служб в разработке и обсуждении проектов нормативных правовых актов, то следует отметить серьезную активизацию такой работы в отношении актов, непосредственно касающихся сферы деятельности конкретных предприятий. Также в ряде случаев предприятия выступали непосредственными инициаторами и разработчиками нормативных актов, в принятии которых они имели непосредственную заинтересованность.

Коьрта
Контакты

    Главная страница


Обзор ведущих практик юридических служб

Скачать 343.04 Kb.