• Необходимый пакет документов
  • Командировки сотрудников оформляются на двух площадках, в зависимости от местоположения подразделения, в котором работает командируемый
  • Важные моменты при оформлении документов в командировку



  • Дата30.01.2018
    Размер31.9 Kb.
    ТипПротокол

    Все поля в служебном поручении обязательны для заполнения



    Алгоритм оформления командировки сотрудников в Центре международных коммуникаций и протокола

    1. Заполнить служебное поручение (можно скачать на сайте либо взять в ГУК-208, ул. Мира 19, к.210, пр. Ленина,51).

    Все поля в служебном поручении обязательны для заполнения.

    Обращаем особое внимание, что в служебном поручении обязательно должны быть заполнены:



    • все должности (для сохранения заработной платы как по основному месту работы, так и по совместительству),

    • Таблица со сметой (даже если аванс не требуется). Все суммы указываются в рублях. Суточные и проживание оплачиваются по нормативам. Информацию по нормативам в различных странах можно найти на сайте:

    http://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a60/41545.html

    Перерасчет в рубли необходимо проводить по текущему курсу.

    ВАЖНО: предусмотреть полный размер суточных, в противном случае командировка не будет согласована. Если же предусмотрено питание во время командировки за счет принимающей стороны, тогда размер суточных должен составлять лишь 30 % (данный факт в обязательном порядке должен быть отражен в приглашении)

    В обязательном порядке в таблице со сметой заполняются поля: «суточные», «транспортные расходы», «проживание», если какие-либо из этих расходов берет на себя принимающая сторона, это в обязательном порядке должно быть отражено в приглашении, в противном случае все оплачивается за счет УрФУ.



    • Указать размер аванса, если требуется.

    • Указать источник финансирования.

    • В пункте «Основание для выезда» обычно указываются документы, подтверждающие, необходимость командировки. Это могут быть: приглашения принимающей стороны, распоряжения, хоз. договора и т.д.

    Если предстоит командировка с целью участия в конференции, в обязательном порядке предоставляется приглашение принимающей стороны с его переводом, заверенным в международной службе УрФУ (ГУК-208 на Мира, 19, к.210 на Ленина, 51).

    • В поле «Срок командировки» необходимо указать даты вылета из Екатеринбурга и даты прилета в Екатеринбург по билетам.

    • Обращаем внимание, если Вы летите с пересадками и у Вас есть транзитный пункт, где Вам придется остаться в гостинице, обязательно нужно указать это в служебном поручении, чтобы эта информация попала в приказ, в противном случае бухгалтерия не примет данные расходы к отчету.

    • Собрать необходимые подписи: руководителя подразделения, командируемого и отметку НИЧ (если того требует источник финансирования).

    1. Принести необходимый пакет документов в ГУК-208 (Мира, 19) или в к.210 (Ленина, 51).

    Необходимый пакет документов:

    • Заполненное служебное поручение.

    • Приглашение с заверенным переводом (либо иной документ, подтверждающий необходимость командировки)

    • Технико-экономическое обоснование (в случае командирования из средств ППК)

    • Протокол (в случае командирования из средств ППК)

    1. Людям, имеющим форму допуска, необходимо заранее подойти в I отдел и отметиться в журнале.


    ВНИМАНИЕ: Общий срок согласования и подписания приказа на командировку составляет около 10 рабочих дней, поэтому во избежание неприятных моментов, связанных с получением аванса, подавайте документы своевременно.
    Командировки сотрудников оформляются на двух площадках, в зависимости от местоположения подразделения, в котором работает командируемый:

    • Мира, 19, ГУК-208, Девятых Татьяна Олеговна

    • Ленина, 51, к. 210, Белькова Ольга Германовна


    Важные моменты при оформлении документов в командировку:

    - оплата проезда, проживания, орг. взноса, визы, медицинской страховки и других расходов путем безналичного перечисления только с личной карты командируемого;

    - запрещается оформлять документы (приобретение билетов, бронирование гостиниц, оформление визы и т.д.) через туристические фирмы;

    - обязательно сохраняйте документы для подтверждения проезда: электронная маршрут-квитанция, посадочные талоны (самолет), билет посадочный купон (поезд);

    - документы для подтверждения проживания: счет с указанием ФИО, сроков пребывания, цены за сутки, общей стоимости, наименование предоставленных услуг, кассовый чек, документ строгой отчетности, выписка из банка;

    -соблюдайте сроки командировки в соответствии с приказом по Университету (с учетом выезда и приезда в г. Екатеринбург);



    - сроки сдачи авансового отчета – 3 рабочих дня по прибытии из командировки.

    Коьрта
    Контакты

        Главная страница


    Все поля в служебном поручении обязательны для заполнения